Anleitung in 5 Schritten: Visueller Aufgabenspeicher statt To-Do-Liste

Anleitung in 5 Schritten: Visueller Aufgabenspeicher statt To-Do-Liste

strukturierter-arbeiten-anleitung-sortierter-aufgabenspeicher-statt-to-do-liste © Viktoria Cvetković bebildert.eu

Lesezeit: ca. 10 Minuten | aktualisiert: 24.08.2021

Mehr Übersicht und Gelassenheit mit einem visuell sortierten Aufgabenspeicher: Eine Anleitung in 5 Schritten

Ein übersichtlicher Tagesplan ist zwar schon die halbe Miete, aber logischerweise kannst du nicht alle deine anstehenden Aufgaben an einem Tag erledigen. Was also tun mit den Aufgaben, die du heute nicht in deinem Tagesplan unterbringen kannst? Genau: Das ist die andere Hälfte der Miete. 😉 Um sie nicht aus den Augen zu verlieren, brauchst du einen gut strukturierten, sortierten Aufgabenspeicher für all die Dinge, die irgendwann später anstehen: Morgen, diese Woche, im nächsten Monat – oder die vielleicht noch gar keinen festen Termin haben. Am besten einen visuellen Aufgabenspeicher.

Der erste Impuls ist oft, diese Aufgabensammlung in Form einer linearen To-Do-Liste zu machen. Kommt eine neue Aufgabe dazu, schreiben wir sie unter die bereits bestehenden Listenpunkte. Das ist besser als nichts, und wir machen das oft so, weil wir es nicht anders gelernt haben – aber: Aufgaben aufzuschreiben und zu organisieren geht deutlich besser und vor allem übersichtlicher. Spätestens, wenn deine Liste immer länger und länger wird und du das Gefühl hast, den Überblick zu verlieren, ist es Zeit für einen übersichtlicheren Speicher, der dir mehr visuelle Kontrolle über deine Aufgaben bietet.

Eine sehr einfache und schnell umzusetzende Variante für einen sortierten Aufgabenspeicher zeige ich dir in diesem Artikel.

1. Sammle deine Aufgaben nur an einem Ort

Das ist das allerwichtigste überhaupt: Halte alle deine Aufgaben zusammen. Also lege wirklich den einen Ort fest, wo du alle deine noch offenen Aufgaben findest.

Was nicht funktioniert: Hier ein paar Erinnerungen in der Notizen-App auf dem Handy, dort ein paar Einträge im Kalender, dazu noch ein paar Einfälle und Gedanken auf losen Notizzetteln, weil es beim Telefonat schnell gehen musste. So ein Vorgehen ist Gift für jeden Versuch, strukturiert zu arbeiten und Oberwasser bei deinen Aufgaben zu behalten. Du verlierst unweigerlich den Überblick. Sobald du an verschiedenen Stellen suchen musst, läufst du immer Gefahr, Aufgaben aus den Augen zu verlieren, Informationen zu spät oder gar nicht mehr wiederzufinden, Prioritäten falsch zu setzen, Fristen zu verpassen … und sehr, sehr oft das Gefühl zu haben, in Arbeit zu ersticken.

Wenn hingegen alles an einem Ort ist, holst du dir damit zumindest schon einmal die visuelle Kontrolle über deine Aufgaben zurück.

Was ist ein guter Ort für deinen Aufgabenspeicher?

Obwohl ich ein Fan von digitalen Tools bin (ich halte zum Beispiel Trello für ein ganz hervorragendes Tool – für viele Dinge, aber nicht für die Aufgabensammlung!), empfehle ich dir ausdrücklich, deine Aufgabensammlung analog zu machen.

Konkret: Mit Notizbuch, Stift und Klebezetteln.

Drei verschiedene Notizbücher, farbige Klebezettel und vier Stifte

Für welches Format du dich entscheidest, hängt von deinen Vorlieben ab. Notizbücher im A4- und A5-Format haben sich für mich (und auch für meine Kundinnen) bewährt. Bei einem kleineren Format passt weniger auf eine Seite. Wenn dein Aufgabenspeicher umfangreich ist, musst du mehr Blättern und siehst weniger auf einen Blick. Größere Formate werden schnell unhandlich, nehmen viel Platz auf dem Schreibtisch weg und passen auch nicht in jede Tasche oder Rucksack. Und immerhin: Ein aufgeklapptes A4-Notizbuch bietet dir die Fläche eines A3-Blatts. Das ist schon reichlich Platz.

Kleine Randnotiz: Im Moment experimentiere ich mit einem querformatigen A4-Notizbuch und schaue, wie sich das auf meine Arbeitsorganisation auswirkt. Das wirkt optisch wie zwei aufgeklappte A5-Hefte nebeneinander und hat seinen ganz eigenen Reiz auf das Denken.

2. Reserviere dir genug Platz für deinen Aufgabenspeicher

Im agilen Arbeiten heißt dieser Platz „Back Log”. Uns kann egal sein, wie das heißt – solange es seinen Zweck erfüllt. 😉 Dein Speicher darf unbegrenzt viele Aufgaben enthalten und wird laufend aktualisiert. Das ist wichtig, weil das primäre Ziel ist, dass dir nichts an offenen Posten verlorengeht.

(Trotzdem tust du dir natürlich keinen Gefallen damit, hier einfach nur immer mehr anzuhäufen. Die Sammlung an sich ist ja kein Selbstzweck, sondern der Ausgangspunkt zum strukturierten Erledigen der Aufgaben. Wenn in deinen Speicher dauerhaft mehr reinkommt als rausgeht, ist es Zeit zu hinterfragen, wo das eigentliche Problem liegt. Deine persönliche Arbeitsorganisation kann so gut sein, wie sie will: Wenn die Struktur in deinem Unternehmen besch… ist, weil beispielsweise zu viel Arbeit auf zu wenige Schultern verteilt ist, wirst du mit „Selbstoptimierung“ das Problem nicht lösen. Möglicherweise trägst du damit sogar noch zur Verschärfung der Arbeitslast bei, weil es trotzdem irgendwie läuft und bei den Verantwortlichen kein Veränderungsdruck entsteht. Strukturelle Probleme lassen sich nur strukturell lösen. Zum Beispiel, indem ein Team vergrößert wird. Leider wird das oft erst verstanden, wenn Menschen überlastungsbedingt ausfallen. Ja, ich spreche aus Erfahrung. Aber das ist ein anderes Thema… Zurück zum Text.)

Im Notizbuch reservierst du dir entsprechend viel Platz, am besten ein paar Seiten ganz vorne oder ganz hinten in deinem Notizbuch. Eine pauschale Richtlinie dafür, wie viel Platz „richtig” ist, gibt es nicht. Wie viel du benötigst, hängt sehr davon ab, wie viele Aufgaben du regelmäßig ansammelst.

Als generelle Empfehlung: Starte doch einfach mal mit einer Doppelseite in deinem A4- oder A5-Notizheft. Das ist nicht in Stein gemeißelt, sondern ein erster Ausgangspunkt, der sich in meinen Trainings bewährt hat. Solltest du feststellen, dass du damit nicht zurechtkommst, kannst du jederzeit anbauen oder reduzieren. Klarheit kommt durchs Machen. Außerdem arbeiten wir hier mit einem seeeeehr flexiblen System. 🙂

Die einzelnen Aufgaben schreibst du auf einzelne Klebezettel. Wähle dafür ein eher kleineres Format, beispielsweise 5 x 4 cm.

Notizbuch, Klebezettel und Stift für einen sortierten Aufgabenspeicher

3. Bring alle deine Aufgaben im Aufgabenspeicher zusammen

Sehr wahrscheinlich fängst du nicht bei null an. Wenn du bisher versucht hast, deine Aufgaben an verschiedenen Orten zu organisieren, dann ist jetzt die Zeit, alles in deinem vorbereiteten Aufgabenspeicher im Notizbuch (und damit an einem zentralen Ort) zusammenzuführen.

Klappere dafür alle deine bisherigen Notizenorte ab, einen nach dem anderen.
(Bei mir waren das z. B. eine Notizen-App auf dem Handy mit diversen Listen und Ordnern, meine Sprachnachrichten, mein Online-Kalender, der Aufgabenbereich in meinem E-Mail-Programm, meine Pinnwand in der Küche, ein Flipchart im Büro, eine Sammelmappe mit losen Blättern und ein A6-Notizheft.)

Überprüfe bei dieser Gelegenheit, ob die Aufgaben noch aktuell sind. Alles, was erledigt oder nicht mehr relevant ist, kannst du direkt löschen bzw. wegstreichen. Die übrigen Aufgaben überträgst du auf Klebezettel.

Die einzige „Regel“, die du beachten solltest: Nur eine Aufgabe pro Klebezettel.

Du kannst das erst einmal ungeordnet tun, also einfach Aufgabe für Aufgabe übertragen und auf deine vorbereitete Doppelseite kleben. Was du wohin klebst, ist fürs Erste egal, denn du kannst ja jederzeit umsortieren. Oft ergeben sich im Laufe dieses Prozesses thematische Cluster oder es schälen sich neue Kategorien heraus.

Notizbuch und Klebezettel als Start für einen sortierten Aufgabenspeicher

4. Lege Kategorien für einen geordneten Aufgabenspeicher fest

Vielleicht hast du schon von Anfang an klare Kategorien im Kopf. Dann kannst in deinem Notizbuch schon vorher separate Bereiche anlegen, in die du die Klebezettel direkt einsortierst. Spätestens aber, wenn du deine Aufgaben alle in deinen Notizbuchspeicher übertragen hast, solltest du Katgorien festlegen, die dir helfen, eine bessere Übersicht zu bekommen (und zu behalten).

Dabei kann dir ein eigener Farbcode zur schnelleren Orientierung helfen. Im Beispiel habe ich die Kategorienüberschriften auf farbige Klebezettel gesetzt. Diese Farben sind für mich fest mit diesen Kategorien verbunden und finden sich auch an anderen Stellen wieder, etwa in meinem Kalender oder bei meiner visuellen Tagesplanung. (Wie du außerdem siehst, nutze ich aktuell zwei Doppelseiten für meinen sortieren Aufgabenspeicher.)

Notizbuch und Klebezettel als Start für einen sortierten Aufgabenspeicher

Übrigens: Die Kategorien ebenfalls auf Klebezettel zu setzen und nicht direkt auf die Seiten zu schreiben, macht dich überaus flexibel. Erfahrungsgemäß variiert die Aufgabenmenge in den verschiedenen Kategorien über die Zeit, sodass du mal mehr und mal weniger Platz brauchen wirst. So kannst du die Kategorien-Überschrift beliebig verschieben. Auch die Kategorien selbst können sich ändern. Im Zweifel kannst du einfach die Überschrift austauschen und Aufgaben schnell umsortieren. Und zack: Schon ist wieder alles aktuell, übersichtlich und geordnet.

5. Lege pro Kategorie deine Prioritäten fest

Die wichtigste Aufgabe, die du als nächstes angehen willst, gehört nach ganz oben (bzw. oben links). Für diese Aufgabe schätzt du auch schon den benötigten Zeitbedarf und notierst ihn auf dem Klebezettel.

Wichtiges, was noch Zeit hat, sortierst du darunter ein. Das kann auch noch ohne bestimmte Reihenfolge sein. Und Wichtiges, was derzeit nur eine Idee ist und bei dem du noch keine Vorstellung von einem ungefähren Termin hast, landet ganz unten. Unwichtiges darf übrigens direkt aus deinem Aufgabenspeicher rausfliegen. 😉

Die Aufgaben, die pro Kategorie ganz oben stehen, sind also die nächsten, die du beispielsweise in deinen visuellen Tagesplan aufnimmst. (Falls du ein Personal Kanban nutzt – was dann auch in diesem Notizbuch seinen Platz finden kann -, wären das die Klebezettel, die aus dem Speicher entnommen werden und in den Bereich „Doing“ bzw. „in Arbeit“ wandern.)

Bei jeder Entnahme aus dem Speicher legst du fest, welche Aufgabe aus der jeweiligen Kategorie als nächstes nach ganz oben soll. Kommen neue Aufgaben hinzu, überprüfst du, ob die Prioritäten noch stimmen und passt sie gegebenenfalls an.

Indem du deine Aufgaben so visualisierst, statt sie einer To-Do-Liste zu sammeln (oder an verschiedenen Orten abzulegen), machst du es dir leichter, den Überblick zu behalten und an den wirklich wichtigen Dingen zu arbeiten. 

Zum Weiterlesen:

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Strukturierter arbeiten: Visueller Tagesplan statt To-Do-Liste

In 7 Schritten zu mehr Leichtigkeit und Effizienz im Arbeitsalltag 

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Strukturierter arbeiten: Visueller Tagesplan statt To-Do-Liste

Strukturierter arbeiten: Visueller Tagesplan statt To-Do-Liste

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Lesezeit: ca. 12 Minuten | aktualisiert: 23.07.2021

Einfach nur eine To-Do-Liste runterzuschreiben reicht nach meiner Erfahrung nicht, um die Aufgaben eines Arbeitstages effizient und vor allem nervenschonend zu erledigen. Warum? Einer Liste von Aufgaben fehlt die Verknüpfung zum zeitlichen Rahmen, der dir an diesem Tag zur Verfügung steht. Wenn du strukturierter arbeiten willst, solltest du einen visuellen Tagesplan nutzen. Dabei geht es im Resultat nicht unbedingt um mehr Produktivität im Arbeitsalltag (wobei die sich durch bessere Struktur auch oft einstellt), sondern vor allem um mehr Zufriedenheit und eine realistischere Einschätzung (und Wertschätzung!) deiner eigenen Arbeit.

Kleines Beispiel gefällig?

Nehmen wir an, du hast heute zwei Besprechungstermine und eine Liste von weiteren neun zu erledigenden Aufgaben. Die erste Besprechung ist für eine Stunde angesetzt, die andere für anderthalb. Nehmen wir weiter an, für deinen heutigen Arbeitstag hast du sieben Stunden zur Verfügung, inklusive (!) Pausen.

Du beginnst zu einer bestimmten Zeit (sagen wir um 9 Uhr) und hast nach deiner Arbeit noch etwas vor, z. B. mit deiner besten Freundin joggen oder deine Kinder abholen und mit ihnen ein Eis essen gehen (sagen wir um 17 Uhr). Arbeiten mit Ende offen und bis in die Puppen am Schreibtisch hocken ist heute nicht! Sagen wir also, du klappst deinen Laptop spätestens um 16 Uhr zu, damit du nicht zu deinem 17-Uhr-Termin hetzen musst. Bedeutet: 9 bis 16 Uhr – das ist dein heutiger Zeitrahmen.

Nehmen wir weiter an, dass sich die notwendigen Erholungspausen für Essen und gedanklich Runterkommen zwischen zwei Aufgaben etc. auf etwa eine Stunde summieren. Also bist du jetzt bei 7 minus 2,5 minus 1 gleich 3,5 Stunden. Für die Aufgaben auf deiner To-Do-Liste stehen dir also noch 50 Prozent deines eigentlichen Zeitkontingents zur Verfügung: 3,5 statt 7 Stunden.

Und auch diese 3,5 Stunden sind ein Idealwert. Wer sagt denn, dass dich nicht ein ungeplantes Telefonat erreicht (oder gleich mehrere)? Oder plötzlich noch eine dringend zu erledigende Aufgabe aufploppt? Von den 3,5 Stunden sind dann vielleicht nur noch 2,5 Stunden verfügbar – für deine immer noch neun Aufgaben auf der To-Do-Liste. Übersetzt in Minuten bleiben pro Aufgabe durchschnittlich nicht einmal 17 Minuten Zeit. Einiges kannst du in dieser Zeit sicher schaffen, anderes wird liegenbleiben – vielleicht gerade die wichtigen, konzeptionellen Dinge, die nicht mal eben in einer Viertelstunde erledigt sind.

Eingebautes Frustpotential inklusive

Selbst, wenn du dir weniger Zeit für Erholungspausen nimmst, deine Besprechungen kürzer sind und deine Arbeitstage länger: Das Prinzip bleibt gleich – uns stehen nie 100 Prozent unserer Arbeitszeit für die Aufgaben auf der To-Do-Liste zur Verfügung. Gedanklich tun wir aber oft so. „Neun Aufgaben in sieben Stunden? Kein Problem, das wirkt machbar.“

Vielleicht kommt dir das Beispiel auch übertrieben vor, bloß: Es ist aus dem Leben gegriffen. Meine durchschnittlichen Tage sahen eine Weile (eine lange Weile) ziemlich genau so aus. Und mein Frustpegel stieg von Woche zu Woche. Wenn ich oben drei Aufgaben von der Liste gestrichen hatte, waren unten schon wieder fünf neue dazugekommen. Hmmmpf!

Mal eine Tages-To-Do-Liste komplett abhaken? Keine Chance. Die Aufgaben wurden nicht weniger und das ungute Gefühl, langsam aber sicher die Übersicht über die Prioritäten zu verlieren, wurde immer stärker. Und erst die Unzufriedenheit mit mir selbst! „Wieso schaffe ich es nicht, diese poplige Liste abzuarbeiten?! Ich habe einen ganzen Arbeitstag Zeit dafür!“

anleitung-visueller-tagesplan © Viktoria Cvetković bebildert.eu

Bei mir ist der Knoten erst geplatzt, als ich angefangen habe, mit Tagesübersichten statt mit To-Do-Listen zu arbeiten. (Ganz ohne To-Do-Liste komme ich auch nicht aus, aber ich habe nur eine und ich habe sie in einen Aufgabenspeicher umgewandelt, der visuell aufgebaut und thematisch organisiert ist. Aus diesem umfassenden Aufgabenspeicher speist sich mein Tagesplan.)

Wenn du deinen Tagesplan visuell machst, siehst du sofort, wie viel Raum deine Aufgaben einnehmen (Zeiteinheiten werden übersetzt in sichtbare Fläche). Damit kommst du zu einer realistischeren Einschätzung, wie viele Aufgaben du in deinem Arbeitstag unterbringen kannst. Außerdem siehst du auch, ob deine Prioritäten genug Platz bekommen.

Gehen wir die Tagesplanung also mal visuell an. Leg dir Stift und Papier bereit, wir starten:

1. Lege für deinen visuellen Tagesplan eine Zeitleiste an

Die Zeitleiste ist im visuellen Tagesplan das erste potentielle Korrektiv gegen eine frustrierende, weil viel zu lange To-do-Liste, die sich objektiv betrachtet überhaupt nicht an einem Tag abarbeiten lässt. Deswegen starten wir IMMER mit einer Zeitleiste. Hier kommt dann auch oft schon das erste Aha-Erlebnis des Tages um die Ecke: Wie viel (oder wenig) Zeit dir heute tatsächlich zur Verfügung steht.

Deine Aufgabe:
Lege die Anfangs- und Endzeit deines Arbeitstages fest und trage die Stunden auf der Zeitleiste ein. Wenn du ohnehin feste Arbeitszeiten hast, erübrigt sich hier langes Nachdenken. Bei Gleitzeit oder wenn du selbständig arbeitest (oder studierst), variiert das möglicherweise von Tag zu Tag.

(Bei mir ist das so. Es gibt Tage, an denen ich um 8 Uhr starte, und andere, an denen ich mich erst um 12 Uhr an den Schreibtisch setze – oder nach einem Trainingstag beispielsweise erst nach 19 Uhr.)

anleitung-visueller-tagesplan © Viktoria Cvetković bebildert.eu

Zu meinem Planungsritual gehört es, die Uhrzeiten täglich angepasst einzutragen. Die Länge der Zeitleiste gibt mir schon eine erste Idee, welche Aufgaben ich für den Tag sinnvollerweise einplanen sollte – und welche nicht. Für mich hat es sich außerdem bewährt, visuell in Einheiten von 30 Minuten zu planen. Das ist im Bild der Abstand zwischen zwei Punkten.

Obwohl ich generell Fan von blankem Papier bin (Karos, Linien und Raster finde ich optisch und geistig einengend), kommt für meinen visuellen Tagesplan ausnahmsweise gerastertes Papier („dotted paper“) zum Einsatz. Die Punkte machen es mir leicht, die Zeitleiste gleichmäßig anzulegen und sie sind dezent genug, damit ich sie ich sie auf dem Rest der Seite ignorieren kann.

Momentan nutze ich dafür A5-Notizhefte, die ich zufällig mal bei einer Drogeriekette entdeckt habe. Die kosten im 2er-Pack unter 3 Euro und ich verwende sie ausschließlich für meine Tagesübersichten. Das Papier hat eine ordentliche Qualität für den Zweck – was für mich konkret bedeutet, dass es gut mit meinen Füllern klarkommt. Mit 80 Seiten sind Hefte auch kompakt und leicht genug, um sie mitzunehmen, wenn ich von unterwegs arbeite. Mein Tag findet Platz auf einer DIN-A5-Seite, das heißt ein Heft entspricht 80 (Arbeits-)Tagen.

Du kannst natürlich auch ein „normales“ Kalender-Notizbuch nutzen. Da ist die Zeitleiste schon vorgegeben und beschriftet. Ich komme damit nicht gut klar, weil sich meine Gedanken innerhalb von vorgegebenen Boxen und Linien eingesperrt fühlen. Außerdem möchte ich meine Tagesseite mit der jeweils richtigen Uhrzeit starten lassen. Dazu passt kein vorgegebenes Kalenderschema mit starrer Zeitleiste.

2. Trage unverschiebbare Termine ein

Dazu sollten übrigens auch deine Pause(n) gehören. 😉

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3. Schätze für deine Aufgaben eine realistische Dauer

Dabei ist es wichtig, dass du dich weder über- noch unterschätzt: Du solltest eine reale Chance haben, die Aufgaben auch wirklich zu erledigen.

Den Zeitbedarf kannst du schon in deinem Aufgabenspeicher schätzen. Der Aufgabenspeicher enthält idealerweise alle deine anstehenden Aufgaben, ohne dass du diese schon einzelnen Tagen zugeordnet haben müsstest. Also einfach nur eine Übersicht von Dingen, die du nicht vergessen willst. Das kann eine klassische To-Do-Liste sein oder – übersichtlicher – ein visuell strukturierter Aufgabenspeicher.

Aus diesem Aufgabenspeicher speist sich dein Tagesplan, also die konkreten Aufgaben, die du erledigen willst. Jedes Mal, wenn du eine neue Aufgabe in den Speicher schreibst, kannst du schon schätzen, wie lange du dafür wahrscheinlich brauchen wirst. Spätestens aber, wenn du eine Aufgabe aus dem Speicher entnimmst und auf deinen Tagesplan setzt, solltest du eine Idee davon haben, wie viel Zeit du brauchen wirst.

Schreibe einfach den Zeitbedarf neben die jeweilige Aufgabe („Präsentationsfolien erstellen, 3 Stunden“).

4. Visualisiere den Zeitbedarf im Tagesplan

Ich empfehle dir, mit 30-Minuten-Einheiten zu arbeiten. Das kommt aus der Pomodoro-Technik. Visuell im Tagesplan ausgedrückt sind 30 Minuten ein Kästchen. Aufgaben, die länger dauern, bekommen entsprechend mehr Kästchen auf der Zeitleiste. Aufgaben, die kürzer dauern, bündelst du und fasst sie in einem Kästchen zusammen.

Im Beispiel „Präsentationsfolien erstellen, 3 Stunden“ würdest du also 6 Kästchen auf der Zeitleiste markieren.

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5. Markiere Termine in deinem visuellen Tagesplan prägnant

Das ist optional, aber sehr hilfreich. Termine sind oft die Fixpunkte in der Tagesübersicht, um die sich alles andere herumgruppiert. Gib ihnen daher auch optisch Gewicht. Das kann durch eine bestimmte Farbe sein, oder wie bei mir zum Beispiel einfach durch Schraffur.

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6. Visualisiere auch Zeitpuffer in deinem Tagesplan

Plane vor bzw. nach Terminen auch optisch Zeitpuffer ein. Vielleicht musst du irgendwo hinfahren oder die Nachbereitung direkt im Anschluss erledigen. Das sind Zeiten, die du vielleicht im Kopf hast, aber solange sie nicht auf der Zeitleiste eingetragen sind, sind sie nicht im Blick. Außerdem suggerieren die freien Flächen dir, dass du mehr verfügbare Zeit hast, als es tatsächlich der Fall ist.

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7. (optional) Gib unterschiedlichen Aufgaben unterschiedliche Farben

Das ist insbesondere dann nützlich, wenn du auf einen Blick erkennen möchtest, ob du deinen Prioritäten genügend Zeit einräumst. Das kann auch im Nachhinein interessant sein, z. B. bei einem Quartalsrückblick. Ich unterscheide in meiner Tagesplanung nach kommunikativen Aufgaben (z. B. Telefonate und Besprechungen – gelb), administrativen Aufgaben (z. B. Buchhaltung – grau) und konzeptionellen Aufgaben (z. B. die Entwicklung eines Workshops – blau). Pausen sind bei mir übrigens grün.

Sollte ich beim Durchblättern meines Notizbuchs feststellen, dass eine Farbe über Tage hinweg dominiert oder eine andere ganz fehlt, dann weiß ich, dass ich gegensteuern muss. Das praktische ist: Um das festzustellen, muss ich nicht erst in die Notizen reinlesen, ich sehe es schon an der Farbverteilung.

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Zum Weiterlesen:

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Strukturierter arbeiten: Sortierter Aufgabenspeicher statt To-Do-Liste

In 5 Schritten zu mehr Leichtigkeit und Übersicht im Arbeitsalltag

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Meine 5 besten Tipps für visuelle Notizen

Meine 5 besten Tipps für visuelle Notizen

tipps-visuelle-notizen © Viktoria Cvetković | bebildert.eu

Lesezeit: 7 Minuten | aktualisiert: 14.05.2021

Wenn du gerne pragmatisch und zeitsparend arbeitest, dann bist du hier richtig. 🙂 Die folgenden Tipps bilden die Basis für anschauliche und verständliche visuelle Notizen, egal um welches Thema es inhaltlich geht.

Tipp 1: Sorge für eine lesbare Handschrift in deinen visuellen Notizen

Deine Handschrift ist dein wichtigstes Werkzeug. Während es ziemlich egal ist, mit was für einem Stift du schreibst, ist es absolut entscheidend, dass du lesen kannst, was du aufgeschrieben hast. Im Zweifel auch noch zwei Wochen später. Und auch, wenn du mal sehr schnell mitschreiben musstest.

Visuelle Notizen sind Notizen und Text ist immer der wichtigste Informationsträger in Notizen. Sorge dafür, dass die Informationen lesbar sind. Wenn sie es nicht sind, sind sie für dich verloren und hast dir umsonst die Mühe gemacht, sie aufzuschreiben.

Die Frage nach dem Stift ist trotzdem berechtigt. Vielleicht hast du auch schon die Erfahrung gemacht, dass sich deine Handschrift verändert, je nachdem womit du schreibst.

stifte-aendern-handschrift © Viktoria Cvetković | bebildert.eu

Der Punkt ist, dass ich mit allen drei Stiften in der Lage bin, leserlich zu schreiben. Deswegen spielt die Stiftwahl am Ende nicht die entscheidende Rolle für eine gut lesbare Notiz.

Tipp 2: Lege das Blatt quer

Hast du dich schon einmal gefragt, warum alle möglichen Präsentationsflächen – von der Kinoleinwand über Plakatwände, Computermonitore und Fernsehbildschirme – im Querformat sind?

Querformate können wir besser erfassen. Das menschliche Gesichtsfeld ist ein Querformat (genauer gesagt, ein horizontales Oval), denn unsere Augen sind nebeneinander angeordnet. Für visuelle Notizen empfehle ich daher auch das Querformat.

lege-blatt-quer © Viktoria Cvetković | bebildert.eu

Dass wir es gewohnt sind, Papier im Hochformat zu beschreiben, hat einen praktischen Grund, der aus der Verwaltung kommt: Es lässt sich abgeheftet im Aktenordner platzsparender verwahren – die Regale müssen nicht so tief sein und der aufgeschlagene Ordner auf dem Tisch braucht auch weniger Platz in der Breite.

Ein Hochformat eignet sich super für lineare Listen, visuelle Notizen folgen aber einer anderen inneren Logik. In ihrer Struktur ähneln sie eher Landkarten (und sie sind häufig auch Gedanken-Landkarten), auf denen wichtige Punkte verzeichnet sind, die zum Beispiel miteinander verbunden oder voneinander getrennt sein können. Analog zu Städten, Straßen und Ländergrenzen. Das ist visuell in der Fläche gedacht, macht so Zusammenhänge klarer und die Notiz letztlich übersichtlicher.

Aus meiner eigenen Erfahrung gesprochen: Ich habe gefühlt mehr Platz auf einem Blatt, das quer vor mir liegt. Ich bin noch nicht dahintergekommen, warum das so ist. Natürlich bleibt die verfügbare Fläche exakt gleich, egal wie herum ich das Papier drehe. Trotzdem komme ich besser mit dem Platz zurecht und die Aufteilung fällt mir leichter.

Tipp 3: Beantworte die Frage »Für WEN ist deine visuelle Notiz?«

Machst du sie ausschließlich für dich selbst oder müssen andere Menschen sie auch verstehen können? Das entscheidet darüber, ob deine Notiz mehr oder weniger aufwendig sein muss.

Matrix Sketchnotes © Viktoria Cvetković | bebildert.eu

Wenn nur du sie verstehen musst, kannst du die Inhalte viel knapper aufschreiben. Du kannst nach Herzenslust eigene Kürzel verwenden. Und du brauchst gerade nur noch so deutlich zu schreiben, dass du selbst deine Schrift lesen kannst.

Auch in puncto Ressourcen kannst du es dir einfach machen und einfach die Rückseite des verunglückten Ausdrucks nutzen, statt ein frisches Blatt Papier zu verwenden. Außerdem darf dein gedanklicher Aufwand geringer sein, denn du bist deine eigene „Zielgruppe“ und weißt, dass du nur genau aufschreiben musst, was dich selbst interessiert.

Wenn du vorher schon weißt, dass deine Mitschrift auch für andere Menschen nachvollziehbar sein muss, ist der Aufwand oft höher (und der Anspruch auch). Der Anspruch an die Lesbarkeit deiner Schrift steigt.

Beispielsweise, wenn du einer Klientin die wichtigsten Punkte aus eurem Coaching gleich mitgeben möchtest, dann sollte sie damit auch wirklich etwas anfangen können. Eine saubere Handschrift ist ein Muss. Die Nachvollziehbarkeit der Inhalte auch: Keine kryptischen Kürzel, dafür Übersichtlichkeit und Klarheit. Du musst dich schon beim Aufschreiben in ihre Lage versetzen. Es ist dein Job, die Notiz so zu gestalten, dass die Inhalte und die Zusammenhänge für deine Klientin eindeutig sind.

Tipp 4: Beantworte die Frage »WOFÜR ist deine visuelle Notiz?«

Auch dieser Punkt entscheidet mit darüber, wie viel Zeit und Energie du in deinen Aufschrieb investierst.

Welchen Zweck soll deine Notiz erfüllen? Willst du damit für eine Prüfung lernen? Den Inhalt einer Besprechung dokumentieren? Argumente sammeln, um dich auf ein Gespräch vorzubereiten? Die Inhalte eines noch zu schreibenden Textes brainstormen? Einen Tagesplan machen? Ein ganzes Seminar durchplanen?

Was machst du mit der Notiz, nachdem du sie erstellt hast? Wie lang ist ihre „Lebensdauer“? Bewahrst du sie über Jahre auf, weil sie ein Dokument ist? Wirfst du sie weg, sobald du alle Punkte darauf erledigt hast? Arbeitest du mit ihr weiter, weil sie zu einem größeren Prozess gehört?  Gibst du sie an andere weiter?

All das hat Einfluss darauf, wie aufwendig oder einfach, wie umfangreich oder knapp eine Notiz jeweils sinnvollerweise ist.

Nicht alle Notizen sind gleich. Manche dürfen guten Gewissens schluderiger sein als andere. Dir vorher den Zweck klarzumachen, hilft dir, nur so viel Energie reinzustecken wie nötig.

Tipp 5: Nutze nur einfache Symbole

Gefühlt gehe ich in jedem Artikel darauf ein, dass eine visuelle Notiz auch ohne Symbole eine visuelle Notiz ist. 😉

Dabei habe ich gar nichts gegen Symbole oder einfache Grafiken. Im Gegenteil – Bilder in Notizen (also die Kombination aus Wort und Bild) sind ein sehr wirkmächtiges Werkzeug. Wenn du sie richtig einsetzt, dann dienen sie als visuelle Anker.

Sie leiten das Auge in der richtigen Reihenfolge über das Blatt. Sie fallen auf, sie lenken Aufmerksamkeit auf sich, unser Gehirn kann sie schneller erfassen als Text und speichert sie als zusätzlichen Informationsbaustein ab. Kurz: Symbole machen Inhalte merkfähiger.

Damit sie das gut tun können, sollten sie möglichst einfach sein. Einfach im Sinne von reduziert auf das Wesentliche. Je einfacher sie sind, je weniger ablenkende Details sie enthalten, desto schneller sind sie erfassbar. Und gleichzeitig sind sie dann auch leichter und schneller zu zeichnen.

symbole-einfach-komplexer © Viktoria Cvetković | bebildert.eu

Kannst du mit diesen Tipps etwas anfangen? Was davon setzt du jetzt schon konsequent um? Und hast du weitere Tipps, du gerne teilen möchtest? Erzähl mir gerne in den Kommentaren davon, ich freu mich auf deine Nachricht! ⇓⇓⇓

Hi, ich bin Viktoria.

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