Online-Kurs erstellen: Wie der Kartenset-Workshop in die Welt kam. In 10 Schritten von der ersten Idee bis zur Umsetzung.

Online-Kurs erstellen: Wie der Kartenset-Workshop in die Welt kam. In 10 Schritten von der ersten Idee bis zur Umsetzung.

Aktua­li­siert: 03.08.2022 | Mit (*) sind Part­ner-Links gekenn­zeich­net, die zum sozia­len Buch­han­del führen.

Mir sind in letz­ter Zeit zu viele Online­kurse begeg­net, die auf mich wir­ken wie mit der hei­ßen Nadel gestrickt. Da wird mal schnell was auf den Markt gewor­fen, ein phan­ta­sie­vol­les Preiseti­kett drauf­ge­klebt, der Kurs umfang­reich bewor­ben – und wenn du dich dann dafür anmel­dest, merkst du: Das Mar­ke­ting für den Kurs (der soge­nannte Launch) war bes­ser geplant als der Kurs selbst. Und ich rede jetzt nicht von Beta-Kur­sen, die klar kom­mu­ni­zie­ren, dass es sich um eine erste, ver­güns­tigte Test-Runde han­delt. Ich spre­che von Ange­bo­ten, die im Wei­ter­bil­dungs­markt schon län­ger eta­bliert sind.

Um es ganz deut­lich zu sagen: Auf mich wirkt das unpro­fes­sio­nell. Als Ver­suchs­ka­nin­chen mit unstruk­tu­rier­ten Inhal­ten bom­bar­diert zu wer­den, hin­ter­lässt bei mir es ein scha­les Gefühl. Es hat den Effekt, dass ich bei die­sen Anbieter:innen nie wie­der etwas buchen werde, sie logi­scher­weise nicht wei­ter­emp­fehle und im per­sön­li­chen Gespräch durch­aus auch offen­lege, um wen es sich handelt.

Wenn jemand einen »pro­fes­sio­nel­len« Preis für sei­nen Kurs auf­ruft, erwarte ich auch eine pro­fes­sio­nelle Her­an­ge­hens­weise bei der Erstel­lung des Kurses.

Worauf kannst du also achten, wenn du selbst einen Kurs, ein Seminar, einen Workshop oder ein Training konzipieren willst?

Wirf in die­sem Arti­kel einen Blick hin­ter die Kulis­sen, du bekommst einen aktu­el­len Ein­blick in die Pra­xis: am Bei­spiel eines ech­ten Work­shops, von der ers­ten Idee bis zur Umset­zung. Der Arti­kel ist eine Mischung aus Erfah­rungs­be­richt und Anlei­tung – er ersetzt aber in kei­nem Fall eine qua­li­fi­zierte didak­ti­sche Wei­ter­bil­dung. Wenn du bis hier­her gele­sen hast, ist dir das aber eh klar.😉

Und ja, das ist nur eine Art, einen Kurs zu erstel­len. Meine Art, Stand heute. Es ist nicht all­ge­mein­gül­tig, aber es ist pro­fes­sio­nell.

Eine Strichfigur vor einer Tafel reckt den Daumen nach oben, darüber steht: Workshop Semiar konzipieren

Mach dir die Pla­nung für dei­nen nächs­ten Kurs so leicht wie mög­lich. In die­sem Work­shop kon­zi­pierst du dein Kurs­an­ge­bot ein­fach, zeit­spa­rend und unter fach­kun­di­ger Anleitung.

Im inten­si­ven Aus­tausch mit mir und der Gruppe ent­wi­ckelst du dein pro­fes­sio­nel­les Kon­zept für dein nächs­tes Semi­nar, dei­nen Kurs oder Work­shop: Von der ers­ten Idee bis zum kom­plet­ten Ablauf in einem Tag.

Aus­ge­hend von dei­nen ers­ten Ideen schär­fen wir gemein­sam dein inhalt­li­ches Ange­bot. Du erstellst Schritt für Schritt ein kla­res Kon­zept, spinnst den roten Kurs­fa­den und stimmst Lern­ziele, Lern­for­men, Inhalte und Metho­den didak­tisch sinn­voll auf­ein­an­der ab.

Ganz neben­bei lernst du eine visu­elle Pla­nungs­me­thode ken­nen, die du immer wie­der ein­set­zen kannst.

  DIE IDEENPHASE

1. Der Bedarf: Das Workshop-Thema »Bildkarten/​Kartenset« findet mich

Einen Work­shop zum Thema »Bildkarten/​Kartenset« anzu­bie­ten, war nicht meine Idee. Irgend­wann ploppte das Thema in den Kom­men­ta­ren unter einem mei­ner Insta­gram-Postings auf: Ob ich nicht eine Anlei­tung geben könnte, wie man sich selbst ein Kar­ten­set erstel­len kann?

Hmmm, warum eigent­lich nicht?🤔

Bild­kar­ten als Werk­zeug sind nahe­lie­gend, wenn man als Coach oder Trai­ne­rin visua­li­sie­ren will, ohne zeich­nen zu müs­sen. Trotz­dem wäre ich wahr­schein­lich nie selbst dar­auf gekom­men, etwas dazu anzu­bie­ten. Der ein­fa­che Grund: In mei­nen eige­nen Trai­nings setze ich Bild­kar­ten nur sehr sel­ten ein (und dann auch noch »Bild­kar­ten« ohne Bilder).

Ein klas­si­scher blin­der Fleck.

Weil ich nicht ein­schät­zen konnte, ob es brei­te­ren Bedarf gibt und wie rele­vant das Thema »Bildkarten/​Coachingkarten/​Kartenset« über­haupt ist, habe ich gezielt mit wei­te­ren Men­schen gespro­chen, ins­be­son­dere mit Praktiker:innen. Der ent­schei­dende Impuls, tat­säch­lich einen Work­shop dazu zu ent­wi­ckeln, kam schließ­lich aus mei­ner Mas­ter­mind-Gruppe.

Learnings aus Schritt 1:

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  • Den Zufall zulas­sen, zuhö­ren und sich beschen­ken las­sen. Andere Men­schen haben manch­mal wert­volle Ideen, auf die du selbst nie gekom­men wärest. Das trifft ins­be­son­dere dann zu, wenn es um spe­zi­fi­sche Bedarfe geht.
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  • Wenn du einen blin­den Fleck bei dir ver­mu­test: Hole dir Rat bei kom­pe­ten­ten Meschen, denen du vertraust.

Fun Fact: Die ursprüng­li­che Ideen­ge­be­rin hat am Kar­ten­set-Work­shop nicht teil­ge­nom­men – dafür aber andere Men­schen. Der Bedarf war also ein­deu­tig vor­han­den, und dar­auf kommt es an.

2. Der Prüfstein: Erfüllt das Thema »Bildkarten/​Kartenset« meine Kriterien für die Jahresbegleitung?

Als das Thema »Bildkarten/​Kartenset« als Wunsch in der Com­mu­nity auf­ge­ploppt ist, war ich gerade dabei, mein Kurs­an­ge­bot zu redu­zie­ren. Prin­zi­pi­ell also ein ungüns­ti­ger Zeit­punkt für eine zusätz­li­che Idee. Der Prüf­stein für jeden neuen Ein­fall war (und ist immer noch): Passt das ein­zelne Ange­bot in die Jah­res­be­glei­tung Mit Stift & Struk­tur – Visua­li­sie­ren im Coa­ching?

Aus den vie­len ein­zel­nen The­men zu Visua­li­sie­rung, die ich bis­her ange­bo­ten hatte, habe ich Anfang 2022 end­lich ein Paket geschnürt. Der Anspruch an alle Work­shops ist:

Sie sol­len…

  • berufs­be­glei­tend mach­bar sein,
  • sinn­voll zusam­men­hän­gen und
  • alle wich­ti­gen Teil­be­rei­che der Visua­li­sie­rung abde­cken, die Coa­ches, Trai­ne­rin­nen oder Super­vi­so­rin­nen für ihre Arbeit brauchen.

Vie­les, was ich bis dahin im Ange­bot hatte und sich all­ge­mein an »Wis­sens­ar­bei­ter« rich­tete, flog zu die­ser Zeit aus mei­nem Kurs­port­fo­lio raus.

Wie sah es jetzt aus mit der neuen Idee Bildkarten/​Kartenset?

Das Thema passte nicht nur, es war auch ein wun­der­ba­rer Kick-off für den Jah­res­zy­klus an Work­shops und bil­det – pro­mi­nent – den ers­ten Monatsschwerpunkt.

Workshopzyklus Visualisierung im Coaching © Viktoria Cvetković

Der Kar­ten­set-Work­shop passt the­ma­tisch nicht nur aus­ge­zeich­net zu den ande­ren Work­shops in der Jah­res­be­glei­tung, er ist sogar der pro­mi­nente Start­punkt in die Reihe der monat­li­chen Umsetzungsprojekte.

Learnings aus Schritt 2:

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  • Nimm nur die Ideen neu auf, die wirk­lich in dein Kurs- oder Ange­bots­kon­zept pas­sen: lie­ber ein Spe­zia­li­tä­ten­ge­schäft auf­bauen als einen Bauch­la­den mit dir her­um­tra­gen.
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  • Lege zur leich­te­ren Ori­en­tie­rung klare Kri­te­rien und Prüf­steine als Leit­plan­ken für deine Ent­schei­dun­gen fest.

3. Die Annäherung: Was weiß ich über das Thema »Bildkarten/​Kartenset«?

Natür­li­che kenne ich Kar­ten­sets (vor allem die Post­kar­ten­klas­si­ker, die ich in diver­sen Wei­ter­bil­dun­gen mehr oder weni­ger genie­ßen durfte). Da ich selbst Kar­ten aber kaum im Ein­satz habe, musste ich dafür mehr recher­chie­ren als für die ande­ren Work­shops. Diese dre­hen sich um Visua­li­sie­rungs­tools, die ich als aktive Anwen­de­rin quasi aus dem Ärmel schüt­teln kann. Etwas unbe­kann­tes Ter­rain war beim Thema »Kar­ten­set« dann doch dabei.

Also habe ich es gemacht, wie bei ande­ren The­men auch: Ich habe mir mei­nen Zugang zu Bildkarten/​Kartensets erschrie­ben und erbloggt. Und dabei schnell gemerkt: Meine Art, Kar­ten zu nut­zen, ist nur ein win­zi­ger Aus­schnitt des­sen, was mög­lich ist.

Ich wollte für mei­nen Blog­ar­ti­kel (und den damals noch zu pla­nen­den Work­shop) mehr Hin­ter­grund­wis­sen, und ich wollte es pra­xis­ge­recht und alltagstauglich.

Meine Zone of Genius ist Dinge zu kon­zi­pie­ren und Struk­tur hin­ein­zu­brin­gen: Fast egal, worum es geht, ich sehe sehr schnell das große Ganze und die Zusam­men­hänge darin. Ich kann also Coa­ches sehr gut dabei unter­stüt­zen, ein Kar­ten­set bedarfs­ge­recht zu kon­zi­pie­ren.

Was andere bes­ser kön­nen: Aus Anwen­de­rin­nen­sicht Emp­feh­lun­gen geben und berich­ten, wel­che Kar­ten­sets sie nut­zen, warum gerade diese und wie sie sie genau ein­set­zen. Genau die­ser Pra­xis­aspekt mit vie­len Bei­spie­len fehlte mir. Ich war neu­gie­rig, die Band­breite an Mög­lich­kei­ten kennenzulernen.

Also habe ich mich umge­schaut und umge­hört: Wer nutzt Kar­ten und hat Lust, in mei­nem Blog­ar­ti­kel etwas davon zu zei­gen und zu erzählen?

Learnings aus Schritt 3:

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  • Ehr­lich reflek­tie­ren: Was kannst du gut, was kön­nen andere bes­ser und wie könnt ihr euch gegen­sei­tig ergän­zen?
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  • Pro­biere für dich aus, ob du dir Klar­heit erschrei­ben kannst. Schrei­ben ist das Fest­hal­ten von (ansons­ten flüch­ti­gen) Gedan­ken und auch eine Form der Visualisierung.

4. Das Eintauchen: Die Magie der Schwarmintelligenz – mein erster Kooperationsartikel entsteht 

Die Gesprä­che, die ich mit zahl­rei­chen Kol­le­gin­nen zum Thema »Bildkarten/​Kartenset« geführt habe, gehö­ren zu den berei­chern­den Erfah­run­gen der letz­ten Monate.

Ich habe unfass­bar viel über Kar­ten­sets und ihren Ein­satz gelernt. Ich habe meine Kol­le­gin­nen bes­ser (oder neu) ken­nen­ge­lernt. Und ich bin dank­bar, dass sie alle bereit sind, ihre Erfah­run­gen und ihr Wis­sen in einem gemein­sa­men Blog­ar­ti­kel zu tei­len. Im Gegen­zug ist es für mich selbst­ver­ständ­lich, dass sie sich im Arti­kel mit ihrer Arbeit prä­sen­tie­ren dür­fen. Allen gemein­sam: Es geht um Exper­tise, nicht ums Ego.

Noch sind nicht alle Gesprä­che im Arti­kel abge­bil­det (das Tran­skri­bie­ren und Ein­pfle­gen der vie­len Tipps dau­ert län­ger, als ich dachte) und trotz­dem: Schon jetzt ist ein reger Aus­tausch unter­ein­an­der ent­stan­den – und ich weiß, dass einige Kar­ten­sets neue Fans gefun­den haben. Inspi­ra­tion pur!

Allein durch die­sen Aus­tausch hat sich meine Work­shop-Idee wei­ter geklärt und kon­kre­ti­siert. Dass die Idee rei­fen darf, ist für meine Arbeits­weise wich­tig. Solange sie nicht reif ist, mache ich auch kei­nen Ablauf­plan für den Work­shop. Das kommt bei mir rela­tiv spät im Pro­zess, geht dann aber sehr zügig, weil die gedank­li­che Vor­ar­beit schon geleis­tet ist.

Learnings aus Schritt 4:

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  • Hol dir Unter­stüt­zung: Sprich mit Men­schen in dei­nem (beruf­li­chen) Netz­werk, die mehr Erfah­rung und Wis­sen haben zu dem Thema, dass du dir gerade erschließt.
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  • Sorge für eine Win-Win-Situa­tion – revan­chiere dich großzügig.

5. Das Auftauchen: Austausch mit der Community und weitere Anregungen

Hätte ich jetzt schon genug Hin­ter­grund­wis­sen zum Thema »Bildkarten/​Kartenset« gehabt, um einen run­den Work­shop zu kon­zi­pie­ren? Wahr­schein­lich schon. Trotz­dem war es mir wich­tig, vor­her noch ein­mal in den direk­ten Aus­tausch mit mei­nen Kolleg:innen zu gehen.

Mein Forum dafür sind die Tee­stun­den (bzw. die som­mer­li­chen Tee­vier­tel­stun­den). Meist gebe ich einen kur­zen Input als Mind-Snack und dann dis­ku­tie­ren wir mit­ein­an­der, tei­len Ideen und Erfah­run­gen, stel­len Fra­gen, geben Tipps.

Also habe ich zu einer Tee­vier­tel­stunde zu Bild­kar­ten ein­ge­la­den und mit der Com­mu­nity die Bei­spiele geteilt, die ich bis­her gesam­melt hatte. Nor­ma­ler­weise ver­ab­schie­det sich nach der Input-Vier­tel­stunde ein grö­ße­rer Teil der Gäste, dies­mal aber sind fast alle eine volle Stunde geblie­ben und haben sich in der Dis­kus­sion gegen­sei­tig (und mir) wei­tere Anre­gun­gen geschenkt.

Ein wich­ti­ger Aspekt, der dabei ange­spro­chen wurde, ist das sinn­volle Ein­bet­ten der Kar­ten in den Coa­ching­pro­zess. Kar­ten sind kein Stand-alone-Tool. Das zu berück­sich­ti­gen ist nicht nur wich­tig für die Arbeit mit Kar­ten, son­dern auch für die Ent­wick­lung eines eige­nen Kar­ten­sets – und damit für mich ein wich­ti­ger Punkt für die Kon­zep­tion des Workshops.

Die­ser Aspekt war mit „irgend­wie“ klar, aber ich hatte ihn in mei­ner Work­shop-Pla­nung bis­her noch nicht expli­zit berücksichtigt.

Learnings aus Schritt 5:

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  • Nimm dein Kurs-Thema und erzähle ande­ren Men­schen davon. Teile dar­aus, was sich für dich in die­sem Pla­nungs­sta­dium gut anfühlt.
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  • Hör gut zu, was die Men­schen in dei­ner Com­mu­nity dazu zu sagen haben. Ist etwas dabei, dass dei­nen Kurs noch bes­ser macht? Wenn ja: Berück­sich­tige es in der Konzeption!

  DIE KONZEPTIONSPHASE

6. Der Rahmen: Die äußere Form des Workshops festlegen

Ich mache seit 2016 Trai­nings und biete seit Anfang 2022 aus­schließ­lich Online-For­mate an. Die Kon­zep­tion dafür erfor­dert nach mei­ner Erfah­rung noch etwas mehr Sorg­falt als bei Prä­senz­ver­an­stal­tun­gen (ja, tatsächlich!).

Das hängt auch mit den tech­ni­schen Gege­ben­hei­ten zusam­men: Einen Plan B zu haben, wenn ein Tech Fail ver­hin­dert, dass ich etwas zei­gen kann, ist immer eine gute Idee. Noch rele­van­ter ist aber diese Her­aus­for­de­rung: Den Men­schen, die ein­zeln vor dem Bild­schirm sit­zen, ermög­li­chen, sich in eine freu­dig mit­ein­an­der inter­agie­rende Gruppe zu ver­wan­deln. Ein Work­shop ist aus mei­ner Sicht die sozi­alste aller Lern­for­men und lebt von Aus­tausch und Interaktion.

Wäre der Kar­ten­set-Work­shop also eine Prä­senz­ver­an­stal­tung, wür­den wir uns um 10 Uhr tref­fen und um 17 Uhr aus­ein­an­der­ge­hen. Wie die Agenda inner­halb die­ses Zeit­rah­mens auf­ge­baut ist, inter­es­siert die Teil­neh­men­den nor­ma­ler­weise nicht – solange sie wis­sen, wann und wie lange zum Bei­spiel die Mit­tags­pause ist.

Das Kon­zept eines Prä­sen­z­work­shops ein­fach in den vir­tu­el­len Raum zu über­tra­gen, funk­tio­niert nicht. Was in Prä­senz man­chen gerade noch tole­ra­bel erscheint (warum eigent­lich?), ist online eine Zumu­tung: Die gesamte Work­shop­zeit an sei­nem Platz sit­zen zu müssen.

Des­halb ent­scheide ich mich beim Kar­ten­set-Work­shop für drei Ses­si­ons, die wir gemein­sam ver­brin­gen: 10–11 Uhr, 13–14 Uhr und 16–17 Uhr. Die Zeit dazwi­schen sind Arbeits­pha­sen, die die Teil­neh­men­den so für sich gestal­ten kön­nen, wie es ihnen gut­tut: am Schreib­tisch, auf dem Sofa oder im Gar­ten, viel­leicht sogar bei einer luf­ti­gen Denk­runde im Wald. Sie ent­schei­den selbst, wann für sie eine Pause sinn­voll ist oder ob sie sich zwi­schen­durch bei einer Ein­heit Yoga entspannen.

Kurs-Visualisierung-Coaching-Workshop-Seminar-konzipieren © Viktoria Cvetković

Gehört an den Anfang jeder Wei­ter­bil­dung: Den Zeit­rah­men trans­pa­rent machen.

Learnings aus Schritt 6:

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  • Berück­sich­tige Beson­der­hei­ten, die sich aus dem äuße­ren Rah­men erge­ben. Ein Live-Work­shop erfor­dert einen ande­ren kon­zep­tio­nel­len Rah­men als ein beglei­te­ter Online-Grup­pen­kurs und noch ein­mal einen ande­ren als ein Selbst­lern­kurs.
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  • Online-For­mate brau­chen eine andere Steue­rung und Mode­ra­tion als wenn alle im sel­ben Semi­nar­raum sind.

7. Die Richtschnur: Lernziele formulieren

Hast du schon mal an einer Wei­ter­bil­dung teil­ge­nom­men, wo viel Input anein­an­der­ge­reiht, aber kein roter Faden erkenn­bar war? Wo du dich wäh­rend der Ver­an­stal­tung über­for­dert und danach frus­triert gefühlt hast?

Die Chance ist groß, dass die­ser Kurs (und die Kurs­in­halte) ohne klar for­mu­lierte Lern­ziele „irgend­wie zusam­men­ge­baut“ wor­den sind. Das pas­siert am ehes­ten Kursanbieter:innen, denen es am didak­ti­schen Hin­ter­grund­wis­sen fehlt. Die sind dann fach­lich (meis­tens… hof­fent­lich) Exper­tin­nen für ihr Gebiet, haben aber schlicht­weg nicht gelernt, ihr Fach­wis­sen zu ver­mit­teln. Ich ergänze: ziel­grup­pen­ge­recht zu vermitteln.

»Bes­tes« Bei­spiel ist für mich ein Bekann­ter, der gerne Pro­fi­mu­si­ker gewor­den wäre, ganz her­vor­ra­gend Vio­line spielt und nun not­ge­drun­gen als quer ein­ge­stie­ge­ner Hilfs­leh­rer Musik an einem Gym­na­sium unter­rich­tet. Eine didak­ti­sche Zusatz­qua­li­fi­ka­tion hat er nicht. Er ist quasi direkt von der Orches­ter­bühne in den Klas­sen­raum gewech­selt. Das, was an Lern­zie­len für seine 5. Klasse in den Lehr­plä­nen (von Didak­tik-Pro­fis) for­mu­liert wor­den ist, erscheint ihm (als Musik-Profi) zu banal. Also packt er sei­nen Unter­richt voll mit Din­gen, die viel­leicht für ein Musik­kon­ser­va­to­rium ange­mes­sen wären, aber nicht für Kin­der, bei denen zu Hause nicht musi­ziert wird und die in der Schule das erste Mal mit einem Instru­ment in Berüh­rung kommen.

Er ist frus­triert, weil die Kin­der aus sei­ner Sicht nicht gut genug Noten lesen kön­nen – die Kin­der sind frus­triert, weil sie in der einen Stunde Musik­un­ter­richt in der Woche bes­ser mit einem spie­le­ri­schen Zugang bedient wären statt mit Musiktheorie.

Don’t do it like that! 

Zielgruppengerechte Ziele zu formulieren, ist essentiell.

Es gibt Richt­lern­ziele, Groblern­ziele und Fein­lern­ziele. Das über­ge­ord­nete Lern­ziel für den Kar­ten­set-Work­shop ist zum Bei­spiel die Kon­zep­tion des Kar­ten­sets. Die wei­te­ren Lern­ziele ord­nen sich die­sem über­ge­ord­ne­ten Ziel unter. Die Kon­zep­tion ist – in Abgren­zung z. B. zum Erstel­len und Gestal­ten der Kar­ten – ein für alle Teil­neh­men­den rea­lis­tisch erreich­ba­res Ziel inner­halb des zur Ver­fü­gung ste­hen­den Zeitrahmens.

Für das Fest­le­gen eines Ziels spielt unter ande­rem eine Rolle, was ich an Vor­kennt­nis­sen bei mei­nen Teil­neh­men­den erwar­ten darf, wie hete­ro­gen die Gruppe vor­aus­sicht­lich ist und wie viel Zeit zum Errei­chen des Ziels zur Ver­fü­gung steht.

Kurs-Visualisierung-Coaching-Workshop-Seminar-konzipieren © Viktoria Cvetković

Ziel­grup­pen­ge­rechte Ziele zu for­mu­lie­ren, ist essen­ti­ell – bei jedem neuen Kurs, Work­shop, Trai­ning oder Semi­nar, das du erstellst.

Learnings aus Schritt 7:

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  • For­mu­liere ein kla­res, rea­lis­tisch erreich­ba­res, über­ge­ord­ne­tes Lern­ziel für dei­nen Kurs. Ergänze wei­tere, sich unter­ord­nende Lern­ziele, falls erfor­der­lich.
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  • Berück­sich­tige eine ange­mes­sene Lern­tiefe: Es macht einen Unter­schied, ob deine Teil­neh­men­den am Ende des Kur­ses etwas wis­sen oder etwas kön­nen sol­len.
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  • Ein wich­ti­ger Punkt ist die didak­ti­sche Reduk­tion: Dein Job ist nicht, alles was du weißt und kannst, per Druck­be­tan­kung zu ver­mit­teln. Dein Job ist, genau das aus­zu­wäh­len, was deine Kurs­teil­neh­men­den jetzt gerade benö­ti­gen – nicht mehr und nicht weni­ger!
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  • Außer­dem spie­len kogni­tive, affek­tive und psy­cho­mo­to­ri­sche Lern­ziele eine Rolle – und zwar so aus­ge­wo­gen wie möglich.

Sagt dir alles nicht so rich­tig was?
Dann ist eine Runde Lear­ning-by-Doing im Work­shop »Semi­nar kon­zi­pie­ren« viel­leicht das rich­tige für dich.

8. Die Reihenfolge: Lernformen aussuchen und verknüpfen

Für den Kar­ten­set-Work­shop brau­chen wir zum Start eine gehö­rige Por­tion (Selbst-)Reflexion. Das hilft den Teil­neh­men­den, die Kar­ten so zu kon­zi­pie­ren, dass diese für ihre spe­zi­fi­sche Arbeit sinn­voll und ziel­ge­rich­tet ein­setz­bar sind.

Ich ent­scheide mich für eine Kom­bi­na­tion aus Flip­ped Class­room und dem gemein­sa­men Durch­ge­hen bestimm­ter Inhalte wäh­rend des Work­shops. So berei­ten die Teil­neh­men­den schon etwas vor und brin­gen es mit (in die­sem Fall sind es ein paar wich­tige indi­vi­du­elle Erkennt­nisse, die im Work­book fest­ge­hal­ten wer­den). Posi­ti­ver Effekt: Alle star­ten mit ähn­li­chen Vor­aus­set­zun­gen in den Work­shop, wir kön­nen sehr schnell in die inhalt­li­che Arbeit ein­stei­gen und das gegen­sei­tige Feed­back hat eine hohe Qualität.

Learnings aus Schritt 8:

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  • Achte bei den Lern­for­men auf eine anre­gende Mischung. Pas­sende Lern­for­men hän­gen maß­geb­lich von den Lern­zie­len ab, also nicht schlu­dern bei Punkt 7.😉Außerdem spielt der Rah­men eine Rolle, siehe Punkt 6, und – ganz wich­tig – wel­che Vor­aus­set­zun­gen deine Teil­neh­men­den mit­brin­gen.
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  • Gestalte die Gelenk­stel­len zwi­schen ver­schie­de­nen Lern­for­men bewusst und ver­knüpfe sie sinnvoll.

9. Die Perlen: Inhalte & Methoden festlegen

Im kon­kre­ten Bei­spiel sind der Flip­ped-Class­room-Teil und die erste Work­shop-Ses­sion kon­zep­tio­nell am anspruchs­volls­ten. Ihnen widme ich ganz beson­dere Sorg­falt, denn damit steht und fällt der gesamte Kartenset-Workshop.

Auch für das Fest­le­gen von Inhal­ten und Metho­den sind die vor­her for­mu­lier­ten Lern­ziele (Punkt 7) meine Leit­plan­ken. Was die Metho­den angeht, habe ich einen Rie­sen­fun­dus aus mei­ner Trai­ner­aus­bil­dung zur Ver­fü­gung. Mein Methoden-„Koffer“ besteht aus zwei dicken Ord­nern, prall gefüllt mit Wis­sen, ergänzt durch diverse Fach­bü­cher. Außer­dem greife ich gerne auf das Buch Mode­ra­ti­ons-Tools von Ame­lie Funcke und Eva Have­nith* zurück und lerne von Kolleg:innen regel­mä­ßig Neues.

Mit der Zeit haben sich für mich Lieb­lings­me­tho­den her­aus­kris­tal­li­siert, die ich immer wie­der gerne ein­setze, weil sie sich bewährt haben. Aber stän­dig nur die­ses Karus­sell von Metho­den zu ver­wen­den, würde mich lang­wei­len. Des­we­gen pro­biere ich gerne neue Kom­bi­na­tio­nen aus, wenn es passt. Für den Kar­ten­set-Work­shop habe ich das Kon­zept neu gemacht und ent­schie­den, dies­mal als Methode zum Bei­spiel das Zie­leras­ter ins Zen­trum zu stellen.

Learnings aus Schritt 9:

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  • Bau dir nach und nach einen Fun­dus von Metho­den auf, die sich für dich bewäh­ren.
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  • Bleib trotz­dem fle­xi­bel und im Fluss: Dein Metho­den­set darf und soll sich über die Zeit ändern, so wie du selbst dich auch durch jede neue Erfah­rung weiterentwickelst.

10. Die Präsentation: Inhalte passend visualisieren

Zweck der Visua­li­sie­rung ist es unter ande­rem, dei­nen Teil­neh­men­den Ori­en­tie­rung zu geben, Inhalte leich­ter zu ver­an­kern, Bei­spiele zu zei­gen und alle gemein­sam durch den Work­shop hindurchzuführen.

Der Schlüs­sel hier­für ist eine sinn­volle Visua­li­sie­rung der rele­van­ten Struk­tu­ren und Inhalte (nicht alles muss visua­li­siert wer­den!). Es fängt mit der Agenda an, geht über das Erklä­ren von ein­zel­nen Auf­ga­ben, dem Fest­hal­ten von Zwi­schen­er­geb­nis­sen und endet mit einem gelun­ge­nen Aus­stieg aus dem Tag.

Dahin­ter ste­hen wie­derum bestimmte Bedürf­nisse dei­ner Teil­neh­men­den: In der ers­ten Phase eines Work­shops sind zum Bei­spiel Ori­en­tie­rung, Sicher­heit und Trans­pa­renz wich­tig. In ande­ren Arbeits­pha­sen geht es etwa um das Wür­di­gen und Sicht­bar­ma­chen indi­vi­du­el­ler Bei­träge. Diese Bedürf­nisse fin­den sich idea­ler­weise in der Visua­li­sie­rung widergespiegelt.

Durch wel­che Tools du deine Inhalte vermittelst:

  • auf Flip­charts,
  • mit Mode­ra­ti­ons­kar­ten auf Metaplanwänden,
  • auf einem White­board oder Smartboard,
  • auf Power­point-Folien,
  • per Doku­men­ten­ka­mera,
  • vir­tu­ell mit Miro oder Mural…

…hängt davon ab, in wel­chem Umfeld du mit dei­nen Teil­neh­men­den arbei­test, wie inter­ak­tiv oder dozie­rend deine Metho­den sind – und natür­lich auch davon, was du zur Ver­fü­gung hast.

Wich­ti­ger als das Tool sind aller­dings die Inhalte! Beim Visua­li­sie­ren der Inhalte zeigt sich (wort­wört­lich), wie gut deine bis­he­rige Kon­zep­tion war. Wenn du Schwie­rig­kei­ten hast, bestimmte Punkte abzu­bil­den, dann hast du in der Regel noch nicht genug Klar­heit über sie.

Ich nutze Visualisierung für meine Konzepte ganz gezielt auch als Prüfstein. 

Für den Kar­ten­set-Work­shop habe ich mich ent­schie­den, den Ablauf und bestimmte Inhalte auf einem Mural-Board zu zei­gen, sprich für die Teil­neh­men­den sicht­bar zu machen. Bei der Gestal­tung der Board-Struk­tur habe ich schnell Punkte iden­ti­fi­ziert, die ich bis dahin noch nicht bedacht hatte.

Außer­dem zwingt mich das Visua­li­sie­ren, Ent­schei­dun­gen zu treffen:

  • Was in wel­cher Reihenfolge?
  • Was sofort zei­gen, was erst spä­ter aufdecken?
  • Wie weit ins Detail gehen?
  • Wie viel Zeit wofür?

Eine wei­tere Ent­schei­dung war, das Mural-Board dies­mal rein zum Zei­gen zu ver­wen­den – obwohl man damit super kol­la­bo­ra­tiv und inter­ak­tiv in der Gruppe arbei­ten kann. Grund­sätz­lich sind die kol­la­bo­ra­ti­ven Mög­lich­kei­ten in Mural super. Für die Ziele die­ses Work­shops war es aber sinn­vol­ler, die Teil­neh­men­den ihre Ergeb­nisse mit Stift und Papier für sich selbst erar­bei­ten zu las­sen. So haben sie am Ende des Tages tat­säch­lich schon die ers­ten Kar­ten-Ent­würfe in der Hand (und nicht irgendwo im digi­ta­len Nir­vana auf einem vir­tu­el­len Board).

Außer­dem müsste Mural als Tool erst ein­ge­führt und der Umgang damit ein­ge­übt wer­den. Für einen so kom­pak­ten Work­shop lohnt sich das nicht. Wir hät­ten unver­hält­nis­mä­ßig viel Zeit und Res­sour­cen dafür auf­wen­den müs­sen und wenig kon­kre­ten Nut­zen gehabt.

Kurs-Visualisierung-Coaching-Workshop-Seminar-konzipieren © Viktoria Cvetković

Für den Kar­ten­set-Work­shop habe ich mich ent­schie­den, den Ablauf und bestimmte Inhalte auf einem Mural-Board zu zei­gen und so die Teil­neh­men­den durch den Work­shop zu führen.

Learnings aus Schritt 10:

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  • Visua­li­sie­rung ist ein her­vor­ra­gen­der Prüf­stein für dein Kurs-Kon­zept – und zwar bevor du es auf deine Teil­neh­men­den los­lässt. 😉
    .
  • Wähle zum Ver­mit­teln Tools aus, die die Kurs­ziele unter­stüt­zen. Ein fancy Tool, dass zu viele Kapa­zi­tä­ten bin­det und vom eigent­li­chen Tun und Inhalt ablenkt, ist unge­eig­net. Nicht das Werk­zeug sollte im Vor­der­grund ste­hen, son­dern dass deine Teil­neh­men­den ihre Ziele errei­chen können.

Fazit: Darauf kannst du achten, wenn du einen Kurs, ein Seminar, einen Workshop oder ein Training didaktisch sinnvoll konzipieren willst

Unter­scheide zwi­schen Ideen­phase und Konzeptionsphase.

In der Ideen­phase sam­meln wir erst­mal viele ver­schie­dene Mög­lich­kei­ten. Nach und nach redu­zie­ren und ver­fei­nern wir diese Mög­lich­kei­ten, bis zur fina­len Aus­wahl. Um aus­wäh­len zu kön­nen, brau­chen wir aber zunächst eine mög­lichst unzen­sierte Samm­lung. Es dür­fen auch unge­wöhn­li­che und ver­rückte Ideen dabei sein. In der Kon­zep­ti­ons­phase geht es dann um Struk­tur und ein didak­tisch sinn­vol­les Ver­knüp­fen von Inhal­ten, Ver­mitt­lungs- und Lernmethoden.

Suche dir Sparrings-Partner:innen.

Oft ist es hilf­reich, in der Ideen- und der Kon­zep­ti­ons­phase mit Men­schen zu spre­chen, die ver­ste­hen, was du vor­hast UND einen etwas ande­ren Erfah­rungs­ho­ri­zont haben als du selbst. Diese »ver­stän­dige Außen­per­spek­tive« ist sehr wert­voll. Schau dich in dei­nem (beruf­li­chen) Netz­werk um, wer dafür infrage kommt – oder sprich mich an: Genau für sol­che Situa­tio­nen habe ich die Punkt­lan­dung ein­ge­rich­tet.

Berück­sich­tige in der Kon­zep­ti­ons­phase alle erfor­der­li­chen Zutaten. 

Einen Kurs oder Semi­nar wie ein zu erstel­len ist wie Kuchen­ba­cken: Du ent­schei­dest dich zuerst für den Rah­men, die äußere Form: Für dein wei­te­res Tun macht einen Unter­schied, ob du einen Gugel­hupf, Apfel­ku­chen vom Blech oder Zimt­muf­fins backen willst. Genauso macht es einen Unter­schied, ob du einen mehr­wö­chi­gen Selbst­lern­kurs, einen inter­ak­ti­ven Tages­work­shop oder ein beglei­te­tes Grup­pen­coa­ching anbietest.

Klar for­mu­lierte Lern­ziele, pas­sende Lern­for­men, Inhalte, Metho­den und Visua­li­sie­run­gen sind so erfor­der­lich für dei­nen Kurs wie Mehl, But­ter, Zucker und Eier für einen Kuchenteig. Fehlt etwas, dann wird dein (Teig-)Gerüst zu schwach und du ris­kierst, dass dir alles auseinanderfällt.

Wie hältst du es mit der Kon­zep­tion dei­ner Kurse, Work­shops, Semi­nare oder Trai­nings? Bist du bei den 10 Schrit­ten dabei oder gehst du einen ande­ren Weg? Lass es mich in den Kom­men­ta­ren unten wissen!

© Viktoria Cvetković bebildert.eu

Ent­wickle den zeit­li­chen und inhalt­li­chen roten Faden für dein nächs­tes Semi­nar, dei­nen Kurs oder Workshop.

Ganz neben­bei lernst du eine visu­elle Pla­nungs­me­thode ken­nen, die du immer wie­der ein­set­zen kannst.

Hi, ich bin Viktoria.

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Ich helfe dir, mit visu­el­len Noti­zen Zusam­men­hänge sicht­bar zu machen, Wis­sen zu sichern und im Gedächt­nis zu verankern.

Hol dir die kos­ten­lose Anlei­tung für dei­nen visu­el­len Tagesplan: 

Anleitung visueller Tagesplan

Ohne Fir­le­fanz und Gir­lan­den – ein­fach nur das, was du wirk­lich brauchst, um sofort loszulegen.

Wie sieht eine gut formulierte Aufgabe aus?

Wie sieht eine gut formulierte Aufgabe aus?

wie-sieht-eine-gut-formulierte-aufgabe-aus © Viktoria Cvetković bebildert.eu

Lese­zeit: ca. 6 Minu­ten | aktua­li­siert: 28.09.2021

Oft notie­ren wir uns Auf­ga­ben, indem wir ledig­lich ein kur­zes Label wie „Steuer“ auf­schrei­ben. Oder noch schlim­mer: Wir ver­se­hen eine E‑Mail mit einem Fähn­chen oder ver­schie­ben sie in einen Ord­ner und tun so, als würde sie dadurch zu einer Auf­gabe. Wie du eine Auf­gabe bes­ser for­mu­lie­ren kannst und Lust bekommst, sie tat­säch­lich zu erle­di­gen, statt sie vor dir her­zu­schie­ben, erfährst du in die­sem Artikel.

Unklarheit ist ein Energieräuber

Die oben erwähn­ten „schnel­len Stra­te­gien” fres­sen sehr viel men­tale Ener­gie. Zu dem kur­zen Stich­wort, was da steht (oder der mar­kier­ten E‑Mail im Auf­ga­ben­or­der), schwir­ren dir zusätz­lich noch ein Dut­zend andere Gedan­ken durch den Kopf, die nicht direkt ersicht­lich sind. Das ist men­ta­ler Bal­last. Und das macht es anstren­gend – und unat­trak­tiv, sich mit die­ser Auf­gabe zu beschäftigen.

Tat­säch­lich wehrt sich unser Gehirn auch dage­gen, indem es sol­che unüber­sicht­li­chen Auf­ga­ben aus­blen­det. Das sind dann oft auch genau die Auf­ga­ben, die wir vor uns her­schie­ben. Ver­meint­lich, weil sie kei­nen Spaß machen. Viel­leicht aber auch, weil wir nicht direkt sehen und erken­nen, was wir kon­kret machen müssen?

Wenn du erst dar­über nach­den­ken musst, was sich alles an Ein­zel­schrit­ten hin­ter dem Stich­wort „Steuer“ verbirgt…

Wenn du eine Mail erst wie­der öff­nen, lesen und dann über­le­gen musst, wel­che Aktio­nen jetzt eigent­lich da im Ein­zel­nen dran­hän­gen und in wel­cher Rei­hen­folge was wie zu tun wäre…

…dann wid­mest du dich lie­ber leich­ter zu über­bli­cken­den Auf­ga­ben, mit denen du gleich star­ten kannst.

Das fühlt sich viel­leicht undis­zi­pli­niert an, …

Frau hält sich die Hand vors Gesicht

… ist aus Sicht dei­nes Gehirns aber ener­gief­fi­zi­ent. Wie kannst du es dir leich­ter machen, auch unge­liebte Auf­ga­ben anzugehen?

Aufgaben portionieren

Neh­men wir das Bei­spiel „Steuer“. Wenn du das so als kur­zes Stich­wort auf­schreibst, sug­ge­riert das dei­nem Gehirn rein visu­ell zunächst einmal:

Kur­zer Begriff = kurze Auf­gabe.

Das ist die Wahr­neh­mungs­seite, die quasi auto­ma­tisch pas­siert. Spä­tes­tens nach dei­ner ers­ten Steu­er­erklä­rung weißt du aber, dass das nicht stimmt. Eine Steu­er­erklä­rung ist defi­ni­tiv keine kurze Auf­gabe, sie ist nicht in weni­gen Minu­ten zu erle­di­gen. In dei­nem Hin­ter­kopf plop­pen jetzt viel­leicht alle mög­li­chen Gedan­ken und Bil­dern auf: Sta­pel von grau­grü­nen Steuer­for­mu­la­ren, ellen­lange Ein­ga­be­mas­ken in Els­ter-Online, du selbst ein­ge­rahmt von einem Wust von Rech­nun­gen, Quit­tun­gen und Bele­gen, läs­tige Tele­fo­nate mit dei­ner Steuerberaterin, …

Eigentlich subsummieren sich unter dem einen kurzen Begriff „Steuer“ nicht eine, sondern viele Aufgaben.

Aus dem Gegen­satz Wahr­neh­mung „kur­zer Begriff“ und Wis­sen „Masse von Auf­ga­ben“ ent­steht kogni­tive Dis­so­nanz . Das ist ein men­ta­ler Span­nungs­zu­stand und das mag unser Gehirn nicht. Kogni­tive Dis­so­nanz tritt unter ande­rem auf, wenn du merkst, dass eine begon­nene Sache anstren­gen­der oder unan­ge­neh­mer wird als zunächst angenommen.

Eine Mög­lich­keit, mit der kogni­ti­ven Dis­so­nanz umzu­ge­hen, ist dann diese Auf­gabe so lange wie mög­lich vor dir her­zu­schie­ben. (Ja, ich weiß wovon ich rede ;-)) Klar ist das eine Schein­lö­sung, aber für den Moment erst ein­mal ent­las­tend. Über län­gere Sicht ist das natür­lich eine total ener­gie­r­au­bende Stra­te­gie, weil du ja weißt, dass das Pro­blem nicht gelöst ist und dich irgend­wann ein­ho­len wird.

Eine viel bessere Möglichkeit ist, der kognitiven Dissonanz vorzubeugen.

In unse­rem Bei­spiel zer­legst du die (ver­meint­lich eine große) Auf­gabe gleich in ihre ein­zel­nen, leich­ter zu über­schau­ba­ren Teil­schritte. Statt also nur „Steuer“ zu notie­ren, über­legst du dir, wel­che ein­zel­nen Auf­ga­ben mit der Steu­er­erklä­rung für dich ver­bun­den sind. Das kann von „Belege sor­tie­ren“ über „Jah­res­for­mu­lar anle­gen“, „Bera­tungs­te­le­fo­nat ver­ein­ba­ren“ und „Teil­be­reich A des For­mu­lars aus­fül­len“ bis zu „Erklä­rung final che­cken und abschi­cken“ gehen.

Jede ein­zelne Auf­gabe sollte in einem für dich über­schau­ba­ren Zeit­raum zu erle­di­gen sein. In der Regel sollte das im Ein­zel­nen nicht mehr als zwei bis aller­höchs­tens drei Stun­den dau­ern. Kür­zer ist besser.

Wenn du nicht abse­hen kannst, wie lange du für die Auf­gabe brau­chen wirst, ist sie zu groß. Dann heißt es: Wei­tere Teil­schritte iden­ti­fi­zie­ren und die Auf­gabe in noch klei­nere Teil­auf­ga­ben zerlegen.

Drei Eishörnchen mit verschiedenen Portionsgrößen

Aufgaben spezifisch formulieren 

Ich emp­fehle dir, jede Auf­gabe so zu for­mu­lie­ren, dass es kei­nen Inter­pre­ta­ti­ons­spiel­raum gibt. Du soll­test in der Lage sein, jede Auf­gabe direkt ange­hen zu kön­nen, ohne dich zu fra­gen, was eigent­lich genau zu tun ist.

1. Formuliere aktiv!

Ver­ben hel­fen da unge­mein. Du willst ja ins Tun kom­men, also nutze auch Tu-Wör­ter, um deine Auf­ga­ben zu beschrei­ben. 😉 Schreibe lie­ber „Belege sor­tie­ren“ als nur „Belege“.

2. Formuliere konkret!

Kon­kre­ter als „Belege sor­tie­ren“ ist „Ein­nah­men-Belege nach Datum sor­tie­ren“. Manch­mal darf es auch direk­tiv sein:

3a. Formuliere auffordernd!

Teste für dich, wel­che For­mu­lie­rung dich mehr motiviert:

  • „Ein­nah­men-Belege nach Datum sor­tie­ren“ oder
  • „Sor­tiere die Ein­nah­men-Belege nach Datum“

Oder, wenn du all­er­gisch auf Auf­for­de­run­gen reagierst:

3b. Formuliere, als wäre es erledigt!

Du kannst auch aus der Zukunft her­aus for­mu­lie­ren: „Die Ein­nahme-Belege sind nach Datum sortiert“.

Fazit: Eine gut formulierte Aufgabe ist… 

  • Klein genug und damit in über­schau­ba­rer Zeit zu erledigen.
  • Spe­zi­fisch, kon­kret und aktiv beschrie­ben – Ver­ben helfen!

Das dau­ert zwar ein-zwei Minu­ten in der Vor­be­rei­tung, lohnt sich aber. 😀

Schaffe erst Klar­heit und fang dann an, abzuarbeiten.

Zum Weiterlesen:

strukturierter-arbeiten-anleitung-sortierter-aufgabenspeicher-statt-to-do-liste © Viktoria Cvetković bebildert.eu

Strukturierter arbeiten: Sortierter Aufgabenspeicher statt To-Do-Liste

Ein über­sicht­li­cher Tages­plan ist die halbe Miete, aber du kannst nicht alle Auf­ga­ben an einem Tag erle­di­gen. Was also tun mit dem Rest?

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Anleitung visueller Tagesplan

Ohne Fir­le­fanz und Gir­lan­den – ein­fach nur das, was du wirk­lich brauchst, um sofort loszulegen.

Anleitung in 5 Schritten: Visueller Aufgabenspeicher statt To-Do-Liste

Anleitung in 5 Schritten: Visueller Aufgabenspeicher statt To-Do-Liste

strukturierter-arbeiten-anleitung-sortierter-aufgabenspeicher-statt-to-do-liste © Viktoria Cvetković bebildert.eu

Lese­zeit: ca. 10 Minu­ten | aktua­li­siert: 24.08.2021

Mehr Übersicht und Gelassenheit mit einem visuell sortierten Aufgabenspeicher: Eine Anleitung in 5 Schritten

Ein über­sicht­li­cher Tages­plan ist zwar schon die halbe Miete, aber logi­scher­weise kannst du nicht alle deine anste­hen­den Auf­ga­ben an einem Tag erle­di­gen. Was also tun mit den Auf­ga­ben, die du heute nicht in dei­nem Tages­plan unter­brin­gen kannst? Genau: Das ist die andere Hälfte der Miete. 😉 Um sie nicht aus den Augen zu ver­lie­ren, brauchst du einen gut struk­tu­rier­ten, sor­tier­ten Auf­ga­ben­spei­cher für all die Dinge, die irgend­wann spä­ter anste­hen: Mor­gen, diese Woche, im nächs­ten Monat – oder die viel­leicht noch gar kei­nen fes­ten Ter­min haben. Am bes­ten einen visu­el­len Aufgabenspeicher.

Der erste Impuls ist oft, diese Auf­ga­ben­samm­lung in Form einer linea­ren To-Do-Liste zu machen. Kommt eine neue Auf­gabe dazu, schrei­ben wir sie unter die bereits bestehen­den Lis­ten­punkte. Das ist bes­ser als nichts, und wir machen das oft so, weil wir es nicht anders gelernt haben – aber: Auf­ga­ben auf­zu­schrei­ben und zu orga­ni­sie­ren geht deut­lich bes­ser und vor allem über­sicht­li­cher. Spä­tes­tens, wenn deine Liste immer län­ger und län­ger wird und du das Gefühl hast, den Über­blick zu ver­lie­ren, ist es Zeit für einen über­sicht­li­che­ren Spei­cher, der dir mehr visu­elle Kon­trolle über deine Auf­ga­ben bietet.

Eine sehr ein­fa­che und schnell umzu­set­zende Vari­ante für einen sor­tier­ten Auf­ga­ben­spei­cher zeige ich dir in die­sem Artikel.

1. Sammle deine Aufgaben nur an einem Ort

Das ist das aller­wich­tigste über­haupt: Halte alle deine Auf­ga­ben zusam­men. Also lege wirk­lich den einen Ort fest, wo du alle deine noch offe­nen Auf­ga­ben findest.

Was nicht funk­tio­niert: Hier ein paar Erin­ne­run­gen in der Noti­zen-App auf dem Handy, dort ein paar Ein­träge im Kalen­der, dazu noch ein paar Ein­fälle und Gedan­ken auf losen Notiz­zet­teln, weil es beim Tele­fo­nat schnell gehen musste. So ein Vor­ge­hen ist Gift für jeden Ver­such, struk­tu­riert zu arbei­ten und Ober­was­ser bei dei­nen Auf­ga­ben zu behal­ten. Du ver­lierst unwei­ger­lich den Über­blick. Sobald du an ver­schie­de­nen Stel­len suchen musst, läufst du immer Gefahr, Auf­ga­ben aus den Augen zu ver­lie­ren, Infor­ma­tio­nen zu spät oder gar nicht mehr wie­der­zu­fin­den, Prio­ri­tä­ten falsch zu set­zen, Fris­ten zu ver­pas­sen … und sehr, sehr oft das Gefühl zu haben, in Arbeit zu ersticken.

Wenn hin­ge­gen alles an einem Ort ist, holst du dir damit zumin­dest schon ein­mal die visu­elle Kon­trolle über deine Auf­ga­ben zurück.

Was ist ein guter Ort für deinen Aufgabenspeicher?

Obwohl ich ein Fan von digi­ta­len Tools bin (ich halte zum Bei­spiel Trello für ein ganz her­vor­ra­gen­des Tool – für viele Dinge, aber nicht für die Auf­ga­ben­samm­lung!), emp­fehle ich dir aus­drück­lich, deine Auf­ga­ben­samm­lung ana­log zu machen.

Kon­kret: Mit Notiz­buch, Stift und Klebezetteln.

Drei verschiedene Notizbücher, farbige Klebezettel und vier Stifte

Für wel­ches For­mat du dich ent­schei­dest, hängt von dei­nen Vor­lie­ben ab. Notiz­bü­cher im A4- und A5-For­mat haben sich für mich (und auch für meine Kun­din­nen) bewährt. Bei einem klei­ne­ren For­mat passt weni­ger auf eine Seite. Wenn dein Auf­ga­ben­spei­cher umfang­reich ist, musst du mehr Blät­tern und siehst weni­ger auf einen Blick. Grö­ßere For­mate wer­den schnell unhand­lich, neh­men viel Platz auf dem Schreib­tisch weg und pas­sen auch nicht in jede Tasche oder Ruck­sack. Und immer­hin: Ein auf­ge­klapp­tes A4-Notiz­buch bie­tet dir die Flä­che eines A3-Blatts. Das ist schon reich­lich Platz.

Kleine Rand­no­tiz: Im Moment expe­ri­men­tiere ich mit einem quer­for­ma­ti­gen A4-Notiz­buch und schaue, wie sich das auf meine Arbeits­or­ga­ni­sa­tion aus­wirkt. Das wirkt optisch wie zwei auf­ge­klappte A5-Hefte neben­ein­an­der und hat sei­nen ganz eige­nen Reiz auf das Denken.

2. Reserviere dir genug Platz für deinen Aufgabenspeicher

Im agi­len Arbei­ten heißt die­ser Platz „Back Log”. Uns kann egal sein, wie das heißt – solange es sei­nen Zweck erfüllt. 😉 Dein Spei­cher darf unbe­grenzt viele Auf­ga­ben ent­hal­ten und wird lau­fend aktua­li­siert. Das ist wich­tig, weil das pri­märe Ziel ist, dass dir nichts an offe­nen Pos­ten verlorengeht.

(Trotz­dem tust du dir natür­lich kei­nen Gefal­len damit, hier ein­fach nur immer mehr anzu­häu­fen. Die Samm­lung an sich ist ja kein Selbst­zweck, son­dern der Aus­gangs­punkt zum struk­tu­rier­ten Erle­di­gen der Auf­ga­ben. Wenn in dei­nen Spei­cher dau­er­haft mehr rein­kommt als raus­geht, ist es Zeit zu hin­ter­fra­gen, wo das eigent­li­che Pro­blem liegt. Deine per­sön­li­che Arbeits­or­ga­ni­sa­tion kann so gut sein, wie sie will: Wenn die Struk­tur in dei­nem Unter­neh­men besch… ist, weil bei­spiels­weise zu viel Arbeit auf zu wenige Schul­tern ver­teilt ist, wirst du mit „Selb­st­op­ti­mie­rung“ das Pro­blem nicht lösen. Mög­li­cher­weise trägst du damit sogar noch zur Ver­schär­fung der Arbeits­last bei, weil es trotz­dem irgend­wie läuft und bei den Ver­ant­wort­li­chen kein Ver­än­de­rungs­druck ent­steht. Struk­tu­relle Pro­bleme las­sen sich nur struk­tu­rell lösen. Zum Bei­spiel, indem ein Team ver­grö­ßert wird. Lei­der wird das oft erst ver­stan­den, wenn Men­schen über­las­tungs­be­dingt aus­fal­len. Ja, ich spre­che aus Erfah­rung. Aber das ist ein ande­res Thema… Zurück zum Text.)

Im Notiz­buch reser­vierst du dir ent­spre­chend viel Platz, am bes­ten ein paar Sei­ten ganz vorne oder ganz hin­ten in dei­nem Notiz­buch. Eine pau­schale Richt­li­nie dafür, wie viel Platz „rich­tig” ist, gibt es nicht. Wie viel du benö­tigst, hängt sehr davon ab, wie viele Auf­ga­ben du regel­mä­ßig ansammelst.

Als gene­relle Emp­feh­lung: Starte doch ein­fach mal mit einer Dop­pel­seite in dei­nem A4- oder A5-Notiz­heft. Das ist nicht in Stein gemei­ßelt, son­dern ein ers­ter Aus­gangs­punkt, der sich in mei­nen Trai­nings bewährt hat. Soll­test du fest­stel­len, dass du damit nicht zurecht­kommst, kannst du jeder­zeit anbauen oder redu­zie­ren. Klar­heit kommt durchs Machen. Außer­dem arbei­ten wir hier mit einem seeeeehr fle­xi­blen System. 🙂

Die ein­zel­nen Auf­ga­ben schreibst du auf ein­zelne Kle­be­zet­tel. Wähle dafür ein eher klei­ne­res For­mat, bei­spiels­weise 5 x 4 cm.

Notizbuch, Klebezettel und Stift für einen sortierten Aufgabenspeicher

3. Bring alle deine Aufgaben im Aufgabenspeicher zusammen

Sehr wahr­schein­lich fängst du nicht bei null an. Wenn du bis­her ver­sucht hast, deine Auf­ga­ben an ver­schie­de­nen Orten zu orga­ni­sie­ren, dann ist jetzt die Zeit, alles in dei­nem vor­be­rei­te­ten Auf­ga­ben­spei­cher im Notiz­buch (und damit an einem zen­tra­len Ort) zusammenzuführen.

Klap­pere dafür alle deine bis­he­ri­gen Noti­zen­orte ab, einen nach dem ande­ren.
(Bei mir waren das z. B. eine Noti­zen-App auf dem Handy mit diver­sen Lis­ten und Ord­nern, meine Sprach­nach­rich­ten, mein Online-Kalen­der, der Auf­ga­ben­be­reich in mei­nem E‑Mail-Pro­gramm, meine Pinn­wand in der Küche, ein Flip­chart im Büro, eine Sam­mel­mappe mit losen Blät­tern und ein A6-Notizheft.)

Über­prüfe bei die­ser Gele­gen­heit, ob die Auf­ga­ben noch aktu­ell sind. Alles, was erle­digt oder nicht mehr rele­vant ist, kannst du direkt löschen bzw. weg­strei­chen. Die übri­gen Auf­ga­ben über­trägst du auf Klebezettel.

Die ein­zige „Regel“, die du beach­ten soll­test: Nur eine Auf­gabe pro Kle­be­zet­tel.

Du kannst das erst ein­mal unge­ord­net tun, also ein­fach Auf­gabe für Auf­gabe über­tra­gen und auf deine vor­be­rei­tete Dop­pel­seite kle­ben. Was du wohin klebst, ist fürs Erste egal, denn du kannst ja jeder­zeit umsor­tie­ren. Oft erge­ben sich im Laufe die­ses Pro­zes­ses the­ma­ti­sche Clus­ter oder es schä­len sich neue Kate­go­rien heraus.

Notizbuch und Klebezettel als Start für einen sortierten Aufgabenspeicher

4. Lege Kategorien für einen geordneten Aufgabenspeicher fest

Viel­leicht hast du schon von Anfang an klare Kate­go­rien im Kopf. Dann kannst in dei­nem Notiz­buch schon vor­her sepa­rate Berei­che anle­gen, in die du die Kle­be­zet­tel direkt ein­sor­tierst. Spä­tes­tens aber, wenn du deine Auf­ga­ben alle in dei­nen Notiz­buch­spei­cher über­tra­gen hast, soll­test du Kat­go­rien fest­le­gen, die dir hel­fen, eine bes­sere Über­sicht zu bekom­men (und zu behalten).

Dabei kann dir ein eige­ner Farb­code zur schnel­le­ren Ori­en­tie­rung hel­fen. Im Bei­spiel habe ich die Kate­go­rien­über­schrif­ten auf far­bige Kle­be­zet­tel gesetzt. Diese Far­ben sind für mich fest mit die­sen Kate­go­rien ver­bun­den und fin­den sich auch an ande­ren Stel­len wie­der, etwa in mei­nem Kalen­der oder bei mei­ner visu­el­len Tages­pla­nung. (Wie du außer­dem siehst, nutze ich aktu­ell zwei Dop­pel­sei­ten für mei­nen sor­tie­ren Aufgabenspeicher.)

Notizbuch und Klebezettel als Start für einen sortierten Aufgabenspeicher

Übri­gens: Die Kate­go­rien eben­falls auf Kle­be­zet­tel zu set­zen und nicht direkt auf die Sei­ten zu schrei­ben, macht dich über­aus fle­xi­bel. Erfah­rungs­ge­mäß vari­iert die Auf­ga­ben­menge in den ver­schie­de­nen Kate­go­rien über die Zeit, sodass du mal mehr und mal weni­ger Platz brau­chen wirst. So kannst du die Kate­go­rien-Über­schrift belie­big ver­schie­ben. Auch die Kate­go­rien selbst kön­nen sich ändern. Im Zwei­fel kannst du ein­fach die Über­schrift aus­tau­schen und Auf­ga­ben schnell umsor­tie­ren. Und zack: Schon ist wie­der alles aktu­ell, über­sicht­lich und geordnet.

5. Lege pro Kategorie deine Prioritäten fest

Die wich­tigste Auf­gabe, die du als nächs­tes ange­hen willst, gehört nach ganz oben (bzw. oben links). Für diese Auf­gabe schätzt du auch schon den benö­tig­ten Zeit­be­darf und notierst ihn auf dem Klebezettel.

Wich­ti­ges, was noch Zeit hat, sor­tierst du dar­un­ter ein. Das kann auch noch ohne bestimmte Rei­hen­folge sein. Und Wich­ti­ges, was der­zeit nur eine Idee ist und bei dem du noch keine Vor­stel­lung von einem unge­fäh­ren Ter­min hast, lan­det ganz unten. Unwich­ti­ges darf übri­gens direkt aus dei­nem Auf­ga­ben­spei­cher rausfliegen. 😉

Die Auf­ga­ben, die pro Kate­go­rie ganz oben ste­hen, sind also die nächs­ten, die du bei­spiels­weise in dei­nen visu­el­len Tages­plan auf­nimmst. (Falls du ein Per­so­nal Kan­ban nutzt – was dann auch in die­sem Notiz­buch sei­nen Platz fin­den kann -, wären das die Kle­be­zet­tel, die aus dem Spei­cher ent­nom­men wer­den und in den Bereich „Doing“ bzw. „in Arbeit“ wandern.)

Bei jeder Ent­nahme aus dem Spei­cher legst du fest, wel­che Auf­gabe aus der jewei­li­gen Kate­go­rie als nächs­tes nach ganz oben soll. Kom­men neue Auf­ga­ben hinzu, über­prüfst du, ob die Prio­ri­tä­ten noch stim­men und passt sie gege­be­nen­falls an.

Indem du deine Auf­ga­ben so visua­li­sierst, statt sie einer To-Do-Liste zu sam­meln (oder an ver­schie­de­nen Orten abzu­le­gen), machst du es dir leich­ter, den Über­blick zu behal­ten und an den wirk­lich wich­ti­gen Din­gen zu arbeiten. 

Zum Weiterlesen:

strukturierter-arbeiten-anleitung-visueller-tagesplan-statt-to-do-liste © Viktoria Cvetković bebildert.eu

Strukturierter arbeiten: Visueller Tagesplan statt To-Do-Liste

In 7 Schrit­ten zu mehr Leich­tig­keit und Effi­zi­enz im Arbeitsalltag 

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Strukturierter arbeiten: Visueller Tagesplan statt To-Do-Liste

Strukturierter arbeiten: Visueller Tagesplan statt To-Do-Liste

strukturierter-arbeiten-anleitung-visueller-tagesplan-statt-to-do-liste © Viktoria Cvetković bebildert.eu

Lese­zeit: ca. 12 Minu­ten | aktua­li­siert: 23.07.2021

Ein­fach nur eine To-Do-Liste run­ter­zu­schrei­ben reicht nach mei­ner Erfah­rung nicht, um die Auf­ga­ben eines Arbeits­ta­ges effi­zi­ent und vor allem ner­ven­scho­nend zu erle­di­gen. Warum? Einer Liste von Auf­ga­ben fehlt die Ver­knüp­fung zum zeit­li­chen Rah­men, der dir an die­sem Tag zur Ver­fü­gung steht. Wenn du struk­tu­rier­ter arbei­ten willst, soll­test du einen visu­el­len Tages­plan nut­zen. Dabei geht es im Resul­tat nicht unbe­dingt um mehr Pro­duk­ti­vi­tät im Arbeits­all­tag (wobei die sich durch bes­sere Struk­tur auch oft ein­stellt), son­dern vor allem um mehr Zufrie­den­heit und eine rea­lis­ti­schere Ein­schät­zung (und Wert­schät­zung!) dei­ner eige­nen Arbeit.

Kleines Beispiel gefällig?

Neh­men wir an, du hast heute zwei Bespre­chungs­ter­mine und eine Liste von wei­te­ren neun zu erle­di­gen­den Auf­ga­ben. Die erste Bespre­chung ist für eine Stunde ange­setzt, die andere für andert­halb. Neh­men wir wei­ter an, für dei­nen heu­ti­gen Arbeits­tag hast du sie­ben Stun­den zur Ver­fü­gung, inklu­sive (!) Pausen.

Du beginnst zu einer bestimm­ten Zeit (sagen wir um 9 Uhr) und hast nach dei­ner Arbeit noch etwas vor, z. B. mit dei­ner bes­ten Freun­din jog­gen oder deine Kin­der abho­len und mit ihnen ein Eis essen gehen (sagen wir um 17 Uhr). Arbei­ten mit Ende offen und bis in die Pup­pen am Schreib­tisch hocken ist heute nicht! Sagen wir also, du klappst dei­nen Lap­top spä­tes­tens um 16 Uhr zu, damit du nicht zu dei­nem 17-Uhr-Ter­min het­zen musst. Bedeu­tet: 9 bis 16 Uhr – das ist dein heu­ti­ger Zeitrahmen.

Neh­men wir wei­ter an, dass sich die not­wen­di­gen Erho­lungs­pau­sen für Essen und gedank­lich Run­ter­kom­men zwi­schen zwei Auf­ga­ben etc. auf etwa eine Stunde sum­mie­ren. Also bist du jetzt bei 7 minus 2,5 minus 1 gleich 3,5 Stun­den. Für die Auf­ga­ben auf dei­ner To-Do-Liste ste­hen dir also noch 50 Pro­zent dei­nes eigent­li­chen Zeit­kon­tin­gents zur Ver­fü­gung: 3,5 statt 7 Stunden.

Und auch diese 3,5 Stun­den sind ein Ide­al­wert. Wer sagt denn, dass dich nicht ein unge­plan­tes Tele­fo­nat erreicht (oder gleich meh­rere)? Oder plötz­lich noch eine drin­gend zu erle­di­gende Auf­gabe auf­ploppt? Von den 3,5 Stun­den sind dann viel­leicht nur noch 2,5 Stun­den ver­füg­bar – für deine immer noch neun Auf­ga­ben auf der To-Do-Liste. Über­setzt in Minu­ten blei­ben pro Auf­gabe durch­schnitt­lich nicht ein­mal 17 Minu­ten Zeit. Eini­ges kannst du in die­ser Zeit sicher schaf­fen, ande­res wird lie­gen­blei­ben – viel­leicht gerade die wich­ti­gen, kon­zep­tio­nel­len Dinge, die nicht mal eben in einer Vier­tel­stunde erle­digt sind.

Eingebautes Frustpotential inklusive

Selbst, wenn du dir weni­ger Zeit für Erho­lungs­pau­sen nimmst, deine Bespre­chun­gen kür­zer sind und deine Arbeits­tage län­ger: Das Prin­zip bleibt gleich – uns ste­hen nie 100 Pro­zent unse­rer Arbeits­zeit für die Auf­ga­ben auf der To-Do-Liste zur Ver­fü­gung. Gedank­lich tun wir aber oft so. „Neun Auf­ga­ben in sie­ben Stun­den? Kein Pro­blem, das wirkt machbar.“

Viel­leicht kommt dir das Bei­spiel auch über­trie­ben vor, bloß: Es ist aus dem Leben gegrif­fen. Meine durch­schnitt­li­chen Tage sahen eine Weile (eine lange Weile) ziem­lich genau so aus. Und mein Frust­pe­gel stieg von Woche zu Woche. Wenn ich oben drei Auf­ga­ben von der Liste gestri­chen hatte, waren unten schon wie­der fünf neue dazu­ge­kom­men. Hmmmpf!

Mal eine Tages-To-Do-Liste kom­plett abha­ken? Keine Chance. Die Auf­ga­ben wur­den nicht weni­ger und das ungute Gefühl, lang­sam aber sicher die Über­sicht über die Prio­ri­tä­ten zu ver­lie­ren, wurde immer stär­ker. Und erst die Unzu­frie­den­heit mit mir selbst! „Wieso schaffe ich es nicht, diese pop­lige Liste abzu­ar­bei­ten?! Ich habe einen gan­zen Arbeits­tag Zeit dafür!“

anleitung-visueller-tagesplan © Viktoria Cvetković bebildert.eu

Bei mir ist der Kno­ten erst geplatzt, als ich ange­fan­gen habe, mit Tages­über­sich­ten statt mit To-Do-Lis­ten zu arbei­ten. (Ganz ohne To-Do-Liste komme ich auch nicht aus, aber ich habe nur eine und ich habe sie in einen Auf­ga­ben­spei­cher umge­wan­delt, der visu­ell auf­ge­baut und the­ma­tisch orga­ni­siert ist. Aus die­sem umfas­sen­den Auf­ga­ben­spei­cher speist sich mein Tagesplan.)

Wenn du dei­nen Tages­plan visu­ell machst, siehst du sofort, wie viel Raum deine Auf­ga­ben ein­neh­men (Zeit­ein­hei­ten wer­den über­setzt in sicht­bare Flä­che). Damit kommst du zu einer rea­lis­ti­sche­ren Ein­schät­zung, wie viele Auf­ga­ben du in dei­nem Arbeits­tag unter­brin­gen kannst. Außer­dem siehst du auch, ob deine Prio­ri­tä­ten genug Platz bekommen.

Gehen wir die Tages­pla­nung also mal visu­ell an. Leg dir Stift und Papier bereit, wir starten:

1. Lege für deinen visuellen Tagesplan eine Zeitleiste an

Die Zeit­leiste ist im visu­el­len Tages­plan das erste poten­ti­elle Kor­rek­tiv gegen eine frus­trie­rende, weil viel zu lange To-do-Liste, die sich objek­tiv betrach­tet über­haupt nicht an einem Tag abar­bei­ten lässt. Des­we­gen star­ten wir IMMER mit einer Zeit­leiste. Hier kommt dann auch oft schon das erste Aha-Erleb­nis des Tages um die Ecke: Wie viel (oder wenig) Zeit dir heute tat­säch­lich zur Ver­fü­gung steht. 

Deine Auf­gabe:
Lege die Anfangs- und End­zeit dei­nes Arbeits­ta­ges fest und trage die Stun­den auf der Zeit­leiste ein. Wenn du ohne­hin feste Arbeits­zei­ten hast, erüb­rigt sich hier lan­ges Nach­den­ken. Bei Gleit­zeit oder wenn du selb­stän­dig arbei­test (oder stu­dierst), vari­iert das mög­li­cher­weise von Tag zu Tag.

(Bei mir ist das so. Es gibt Tage, an denen ich um 8 Uhr starte, und andere, an denen ich mich erst um 12 Uhr an den Schreib­tisch setze – oder nach einem Trai­nings­tag bei­spiels­weise erst nach 19 Uhr.)

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Zu mei­nem Pla­nungs­ri­tual gehört es, die Uhr­zei­ten täg­lich ange­passt ein­zu­tra­gen. Die Länge der Zeit­leiste gibt mir schon eine erste Idee, wel­che Auf­ga­ben ich für den Tag sinn­vol­ler­weise ein­pla­nen sollte – und wel­che nicht. Für mich hat es sich außer­dem bewährt, visu­ell in Ein­hei­ten von 30 Minu­ten zu pla­nen. Das ist im Bild der Abstand zwi­schen zwei Punkten.

Obwohl ich gene­rell Fan von blan­kem Papier bin (Karos, Linien und Ras­ter finde ich optisch und geis­tig ein­engend), kommt für mei­nen visu­el­len Tages­plan aus­nahms­weise geras­ter­tes Papier („dot­ted paper“) zum Ein­satz. Die Punkte machen es mir leicht, die Zeit­leiste gleich­mä­ßig anzu­le­gen und sie sind dezent genug, damit ich sie ich sie auf dem Rest der Seite igno­rie­ren kann.

Momen­tan nutze ich dafür A5-Notiz­hefte, die ich zufäl­lig mal bei einer Dro­ge­rie­kette ent­deckt habe. Die kos­ten im 2er-Pack unter 3 Euro und ich ver­wende sie aus­schließ­lich für meine Tages­über­sich­ten. Das Papier hat eine ordent­li­che Qua­li­tät für den Zweck – was für mich kon­kret bedeu­tet, dass es gut mit mei­nen Fül­lern klar­kommt. Mit 80 Sei­ten sind Hefte auch kom­pakt und leicht genug, um sie mit­zu­neh­men, wenn ich von unter­wegs arbeite. Mein Tag fin­det Platz auf einer DIN-A5-Seite, das heißt ein Heft ent­spricht 80 (Arbeits-)Tagen.

Du kannst natür­lich auch ein „nor­ma­les“ Kalen­der-Notiz­buch nut­zen. Da ist die Zeit­leiste schon vor­ge­ge­ben und beschrif­tet. Ich komme damit nicht gut klar, weil sich meine Gedan­ken inner­halb von vor­ge­ge­be­nen Boxen und Linien ein­ge­sperrt füh­len. Außer­dem möchte ich meine Tages­seite mit der jeweils rich­ti­gen Uhr­zeit star­ten las­sen. Dazu passt kein vor­ge­ge­be­nes Kalen­der­schema mit star­rer Zeitleiste.

2. Trage unverschiebbare Termine ein

Dazu soll­ten übri­gens auch deine Pause(n) gehören. 😉

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3. Schätze für deine Aufgaben eine realistische Dauer

Dabei ist es wich­tig, dass du dich weder über- noch unter­schätzt: Du soll­test eine reale Chance haben, die Auf­ga­ben auch wirk­lich zu erledigen.

Den Zeit­be­darf kannst du schon in dei­nem Auf­ga­ben­spei­cher schät­zen. Der Auf­ga­ben­spei­cher ent­hält idea­ler­weise alle deine anste­hen­den Auf­ga­ben, ohne dass du diese schon ein­zel­nen Tagen zuge­ord­net haben müss­test. Also ein­fach nur eine Über­sicht von Din­gen, die du nicht ver­ges­sen willst. Das kann eine klas­si­sche To-Do-Liste sein oder – über­sicht­li­cher – ein visu­ell struk­tu­rier­ter Aufgabenspeicher.

Aus die­sem Auf­ga­ben­spei­cher speist sich dein Tages­plan, also die kon­kre­ten Auf­ga­ben, die du erle­di­gen willst. Jedes Mal, wenn du eine neue Auf­gabe in den Spei­cher schreibst, kannst du schon schät­zen, wie lange du dafür wahr­schein­lich brau­chen wirst. Spä­tes­tens aber, wenn du eine Auf­gabe aus dem Spei­cher ent­nimmst und auf dei­nen Tages­plan setzt, soll­test du eine Idee davon haben, wie viel Zeit du brau­chen wirst.

Schreibe ein­fach den Zeit­be­darf neben die jewei­lige Auf­gabe („Prä­sen­ta­ti­ons­fo­lien erstel­len, 3 Stunden“).

4. Visualisiere den Zeitbedarf im Tagesplan

Ich emp­fehle dir, mit 30-Minu­ten-Ein­hei­ten zu arbei­ten. Das kommt aus der Pomo­doro-Tech­nik. Visu­ell im Tages­plan aus­ge­drückt sind 30 Minu­ten ein Käst­chen. Auf­ga­ben, die län­ger dau­ern, bekom­men ent­spre­chend mehr Käst­chen auf der Zeit­leiste. Auf­ga­ben, die kür­zer dau­ern, bün­delst du und fasst sie in einem Käst­chen zusammen.

Im Bei­spiel „Prä­sen­ta­ti­ons­fo­lien erstel­len, 3 Stun­den“ wür­dest du also 6 Käst­chen auf der Zeit­leiste markieren.

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5. Markiere Termine in deinem visuellen Tagesplan prägnant

Das ist optio­nal, aber sehr hilf­reich. Ter­mine sind oft die Fix­punkte in der Tages­über­sicht, um die sich alles andere her­um­grup­piert. Gib ihnen daher auch optisch Gewicht. Das kann durch eine bestimmte Farbe sein, oder wie bei mir zum Bei­spiel ein­fach durch Schraffur.

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6. Visualisiere auch Zeitpuffer in deinem Tagesplan

Plane vor bzw. nach Ter­mi­nen auch optisch Zeit­puf­fer ein. Viel­leicht musst du irgendwo hin­fah­ren oder die Nach­be­rei­tung direkt im Anschluss erle­di­gen. Das sind Zei­ten, die du viel­leicht im Kopf hast, aber solange sie nicht auf der Zeit­leiste ein­ge­tra­gen sind, sind sie nicht im Blick. Außer­dem sug­ge­rie­ren die freien Flä­chen dir, dass du mehr ver­füg­bare Zeit hast, als es tat­säch­lich der Fall ist.

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7. (optional) Gib unterschiedlichen Aufgaben unterschiedliche Farben

Das ist ins­be­son­dere dann nütz­lich, wenn du auf einen Blick erken­nen möch­test, ob du dei­nen Prio­ri­tä­ten genü­gend Zeit ein­räumst. Das kann auch im Nach­hin­ein inter­es­sant sein, z. B. bei einem Quar­tals­rück­blick. Ich unter­scheide in mei­ner Tages­pla­nung nach kom­mu­ni­ka­ti­ven Auf­ga­ben (z. B. Tele­fo­nate und Bespre­chun­gen – gelb), admi­nis­tra­ti­ven Auf­ga­ben (z. B. Buch­hal­tung – grau) und kon­zep­tio­nel­len Auf­ga­ben (z. B. die Ent­wick­lung eines Work­shops – blau). Pau­sen sind bei mir übri­gens grün.

Sollte ich beim Durch­blät­tern mei­nes Notiz­buchs fest­stel­len, dass eine Farbe über Tage hin­weg domi­niert oder eine andere ganz fehlt, dann weiß ich, dass ich gegen­steu­ern muss. Das prak­ti­sche ist: Um das fest­zu­stel­len, muss ich nicht erst in die Noti­zen rein­le­sen, ich sehe es schon an der Farbverteilung.

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Zum Weiterlesen:

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Strukturierter arbeiten: Sortierter Aufgabenspeicher statt To-Do-Liste

In 5 Schrit­ten zu mehr Leich­tig­keit und Über­sicht im Arbeitsalltag

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Meine 5 besten Tipps für visuelle Notizen

Meine 5 besten Tipps für visuelle Notizen

tipps-visuelle-notizen © Viktoria Cvetković | bebildert.eu

Lese­zeit: 7 Minu­ten | aktua­li­siert: 14.05.2021

Wenn du gerne prag­ma­tisch und zeit­spa­rend arbei­test, dann bist du hier rich­tig. 🙂 Die fol­gen­den Tipps bil­den die Basis für anschau­li­che und ver­ständ­li­che visu­elle Noti­zen, egal um wel­ches Thema es inhalt­lich geht.

Tipp 1: Sorge für eine lesbare Handschrift in deinen visuellen Notizen

Deine Hand­schrift ist dein wich­tigs­tes Werk­zeug. Wäh­rend es ziem­lich egal ist, mit was für einem Stift du schreibst, ist es abso­lut ent­schei­dend, dass du lesen kannst, was du auf­ge­schrie­ben hast. Im Zwei­fel auch noch zwei Wochen spä­ter. Und auch, wenn du mal sehr schnell mit­schrei­ben musstest.

Visu­elle Noti­zen sind Noti­zen und Text ist immer der wich­tigste Infor­ma­ti­ons­trä­ger in Noti­zen. Sorge dafür, dass die Infor­ma­tio­nen les­bar sind. Wenn sie es nicht sind, sind sie für dich ver­lo­ren und hast dir umsonst die Mühe gemacht, sie aufzuschreiben.

Die Frage nach dem Stift ist trotz­dem berech­tigt. Viel­leicht hast du auch schon die Erfah­rung gemacht, dass sich deine Hand­schrift ver­än­dert, je nach­dem womit du schreibst.

stifte-aendern-handschrift © Viktoria Cvetković | bebildert.eu

Der Punkt ist, dass ich mit allen drei Stif­ten in der Lage bin, leser­lich zu schrei­ben. Des­we­gen spielt die Stift­wahl am Ende nicht die ent­schei­dende Rolle für eine gut les­bare Notiz.

Tipp 2: Lege das Blatt quer

Hast du dich schon ein­mal gefragt, warum alle mög­li­chen Prä­sen­ta­ti­ons­flä­chen – von der Kino­lein­wand über Pla­kat­wände, Com­pu­ter­mo­ni­tore und Fern­seh­bild­schirme – im Quer­for­mat sind?

Quer­for­mate kön­nen wir bes­ser erfas­sen. Das mensch­li­che Gesichts­feld ist ein Quer­for­mat (genauer gesagt, ein hori­zon­ta­les Oval), denn unsere Augen sind neben­ein­an­der ange­ord­net. Für visu­elle Noti­zen emp­fehle ich daher auch das Querformat.

lege-blatt-quer © Viktoria Cvetković | bebildert.eu

Dass wir es gewohnt sind, Papier im Hoch­for­mat zu beschrei­ben, hat einen prak­ti­schen Grund, der aus der Ver­wal­tung kommt: Es lässt sich abge­hef­tet im Akten­ord­ner platz­spa­ren­der ver­wah­ren – die Regale müs­sen nicht so tief sein und der auf­ge­schla­gene Ord­ner auf dem Tisch braucht auch weni­ger Platz in der Breite.

Ein Hoch­for­mat eig­net sich super für lineare Lis­ten, visu­elle Noti­zen fol­gen aber einer ande­ren inne­ren Logik. In ihrer Struk­tur ähneln sie eher Land­kar­ten (und sie sind häu­fig auch Gedan­ken-Land­kar­ten), auf denen wich­tige Punkte ver­zeich­net sind, die zum Bei­spiel mit­ein­an­der ver­bun­den oder von­ein­an­der getrennt sein kön­nen. Ana­log zu Städ­ten, Stra­ßen und Län­der­gren­zen. Das ist visu­ell in der Flä­che gedacht, macht so Zusam­men­hänge kla­rer und die Notiz letzt­lich übersichtlicher.

Aus mei­ner eige­nen Erfah­rung gespro­chen: Ich habe gefühlt mehr Platz auf einem Blatt, das quer vor mir liegt. Ich bin noch nicht dahin­ter­ge­kom­men, warum das so ist. Natür­lich bleibt die ver­füg­bare Flä­che exakt gleich, egal wie herum ich das Papier drehe. Trotz­dem komme ich bes­ser mit dem Platz zurecht und die Auf­tei­lung fällt mir leichter.

Tipp 3: Beantworte die Frage »Für WEN ist deine visuelle Notiz?«

Machst du sie aus­schließ­lich für dich selbst oder müs­sen andere Men­schen sie auch ver­ste­hen kön­nen? Das ent­schei­det dar­über, ob deine Notiz mehr oder weni­ger auf­wen­dig sein muss.

Matrix Sketchnotes © Viktoria Cvetković | bebildert.eu

Wenn nur du sie ver­ste­hen musst, kannst du die Inhalte viel knap­per auf­schrei­ben. Du kannst nach Her­zens­lust eigene Kür­zel ver­wen­den. Und du brauchst gerade nur noch so deut­lich zu schrei­ben, dass du selbst deine Schrift lesen kannst.

Auch in puncto Res­sour­cen kannst du es dir ein­fach machen und ein­fach die Rück­seite des ver­un­glück­ten Aus­drucks nut­zen, statt ein fri­sches Blatt Papier zu ver­wen­den. Außer­dem darf dein gedank­li­cher Auf­wand gerin­ger sein, denn du bist deine eigene „Ziel­gruppe“ und weißt, dass du nur genau auf­schrei­ben musst, was dich selbst interessiert.

Wenn du vor­her schon weißt, dass deine Mit­schrift auch für andere Men­schen nach­voll­zieh­bar sein muss, ist der Auf­wand oft höher (und der Anspruch auch). Der Anspruch an die Les­bar­keit dei­ner Schrift steigt.

Bei­spiels­weise, wenn du einer Kli­en­tin die wich­tigs­ten Punkte aus eurem Coa­ching gleich mit­ge­ben möch­test, dann sollte sie damit auch wirk­lich etwas anfan­gen kön­nen. Eine sau­bere Hand­schrift ist ein Muss. Die Nach­voll­zieh­bar­keit der Inhalte auch: Keine kryp­ti­schen Kür­zel, dafür Über­sicht­lich­keit und Klar­heit. Du musst dich schon beim Auf­schrei­ben in ihre Lage ver­set­zen. Es ist dein Job, die Notiz so zu gestal­ten, dass die Inhalte und die Zusam­men­hänge für deine Kli­en­tin ein­deu­tig sind.

Tipp 4: Beantworte die Frage »WOFÜR ist deine visuelle Notiz?«

Auch die­ser Punkt ent­schei­det mit dar­über, wie viel Zeit und Ener­gie du in dei­nen Auf­schrieb investierst.

Wel­chen Zweck soll deine Notiz erfül­len? Willst du damit für eine Prü­fung ler­nen? Den Inhalt einer Bespre­chung doku­men­tie­ren? Argu­mente sam­meln, um dich auf ein Gespräch vor­zu­be­rei­ten? Die Inhalte eines noch zu schrei­ben­den Tex­tes brain­stor­men? Einen Tages­plan machen? Ein gan­zes Semi­nar durchplanen?

Was machst du mit der Notiz, nach­dem du sie erstellt hast? Wie lang ist ihre „Lebens­dauer“? Bewahrst du sie über Jahre auf, weil sie ein Doku­ment ist? Wirfst du sie weg, sobald du alle Punkte dar­auf erle­digt hast? Arbei­test du mit ihr wei­ter, weil sie zu einem grö­ße­ren Pro­zess gehört?  Gibst du sie an andere weiter?

All das hat Ein­fluss dar­auf, wie auf­wen­dig oder ein­fach, wie umfang­reich oder knapp eine Notiz jeweils sinn­vol­ler­weise ist.

Nicht alle Noti­zen sind gleich. Man­che dür­fen guten Gewis­sens schlu­de­ri­ger sein als andere. Dir vor­her den Zweck klar­zu­ma­chen, hilft dir, nur so viel Ener­gie rein­zu­ste­cken wie nötig.

Tipp 5: Nutze nur einfache Symbole 

Gefühlt gehe ich in jedem Arti­kel dar­auf ein, dass eine visu­elle Notiz auch ohne Sym­bole eine visu­elle Notiz ist. 😉

Dabei habe ich gar nichts gegen Sym­bole oder ein­fa­che Gra­fi­ken. Im Gegen­teil – Bil­der in Noti­zen (also die Kom­bi­na­tion aus Wort und Bild) sind ein sehr wirk­mäch­ti­ges Werk­zeug. Wenn du sie rich­tig ein­setzt, dann die­nen sie als visu­elle Anker.

Sie lei­ten das Auge in der rich­ti­gen Rei­hen­folge über das Blatt. Sie fal­len auf, sie len­ken Auf­merk­sam­keit auf sich, unser Gehirn kann sie schnel­ler erfas­sen als Text und spei­chert sie als zusätz­li­chen Infor­ma­ti­ons­bau­stein ab. Kurz: Sym­bole machen Inhalte merkfähiger.

Damit sie das gut tun kön­nen, soll­ten sie mög­lichst ein­fach sein. Ein­fach im Sinne von redu­ziert auf das Wesent­li­che. Je ein­fa­cher sie sind, je weni­ger ablen­kende Details sie ent­hal­ten, desto schnel­ler sind sie erfass­bar. Und gleich­zei­tig sind sie dann auch leich­ter und schnel­ler zu zeichnen.

symbole-einfach-komplexer © Viktoria Cvetković | bebildert.eu

Kannst du mit die­sen Tipps etwas anfan­gen? Was davon setzt du jetzt schon kon­se­quent um? Und hast du wei­tere Tipps, du gerne tei­len möch­test? Erzähl mir gerne in den Kom­men­ta­ren davon, ich freu mich auf deine Nachricht! ⇓⇓⇓

Hi, ich bin Viktoria.

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