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Lesezeit: ca. 12 Minuten | aktualisiert: 23.07.2021

Einfach nur eine To-Do-Liste runterzuschreiben reicht nach meiner Erfahrung nicht, um die Aufgaben eines Arbeitstages effizient und vor allem nervenschonend zu erledigen. Warum? Einer Liste von Aufgaben fehlt die Verknüpfung zum zeitlichen Rahmen, der dir an diesem Tag zur Verfügung steht. Wenn du strukturierter arbeiten willst, solltest du einen visuellen Tagesplan nutzen. Dabei geht es im Resultat nicht unbedingt um mehr Produktivität im Arbeitsalltag (wobei die sich durch bessere Struktur auch oft einstellt), sondern vor allem um mehr Zufriedenheit und eine realistischere Einschätzung (und Wertschätzung!) deiner eigenen Arbeit.

Nehmen wir an, du hast heute zwei Besprechungstermine und eine Liste von weiteren neun zu erledigenden Aufgaben. Die erste Besprechung ist für eine Stunde angesetzt, die andere für anderthalb. Nehmen wir weiter an, für deinen heutigen Arbeitstag hast du sieben Stunden zur Verfügung, inklusive (!) Pausen.

Du beginnst zu einer bestimmten Zeit (sagen wir um 9 Uhr) und hast nach deiner Arbeit noch etwas vor, z. B. mit deiner besten Freundin joggen oder deine Kinder abholen und mit ihnen ein Eis essen gehen (sagen wir um 17 Uhr). Arbeiten mit Ende offen und bis in die Puppen am Schreibtisch hocken ist heute nicht! Sagen wir also, du klappst deinen Laptop spätestens um 16 Uhr zu, damit du nicht zu deinem 17-Uhr-Termin hetzen musst. Bedeutet: 9 bis 16 Uhr – das ist dein heutiger Zeitrahmen.

Nehmen wir weiter an, dass sich die notwendigen Erholungspausen für Essen und gedanklich Runterkommen zwischen zwei Aufgaben etc. auf etwa eine Stunde summieren. Also bist du jetzt bei 7 minus 2,5 minus 1 gleich 3,5 Stunden. Für die Aufgaben auf deiner To-Do-Liste stehen dir also noch 50 Prozent deines eigentlichen Zeitkontingents zur Verfügung: 3,5 statt 7 Stunden.

Und auch diese 3,5 Stunden sind ein Idealwert. Wer sagt denn, dass dich nicht ein ungeplantes Telefonat erreicht (oder gleich mehrere)? Oder plötzlich noch eine dringend zu erledigende Aufgabe aufploppt? Von den 3,5 Stunden sind dann vielleicht nur noch 2,5 Stunden verfügbar – für deine immer noch neun Aufgaben auf der To-Do-Liste. Übersetzt in Minuten bleiben pro Aufgabe durchschnittlich nicht einmal 17 Minuten Zeit. Einiges kannst du in dieser Zeit sicher schaffen, anderes wird liegenbleiben – vielleicht gerade die wichtigen, konzeptionellen Dinge, die nicht mal eben in einer Viertelstunde erledigt sind.

Eingebautes Frustpotential inklusive

Selbst, wenn du dir weniger Zeit für Erholungspausen nimmst, deine Besprechungen kürzer sind und deine Arbeitstage länger: Das Prinzip bleibt gleich – uns stehen nie 100 Prozent unserer Arbeitszeit für die Aufgaben auf der To-Do-Liste zur Verfügung. Gedanklich tun wir aber oft so. „Neun Aufgaben in sieben Stunden? Kein Problem, das wirkt machbar.“

Vielleicht kommt dir das Beispiel auch übertrieben vor, bloß: Es ist aus dem Leben gegriffen. Meine durchschnittlichen Tage sahen eine Weile (eine lange Weile) ziemlich genau so aus. Und mein Frustpegel stieg von Woche zu Woche. Wenn ich oben drei Aufgaben von der Liste gestrichen hatte, waren unten schon wieder fünf neue dazugekommen. Hmmmpf!

Mal eine Tages-To-Do-Liste komplett abhaken? Keine Chance. Die Aufgaben wurden nicht weniger und das ungute Gefühl, langsam aber sicher die Übersicht über die Prioritäten zu verlieren, wurde immer stärker. Und erst die Unzufriedenheit mit mir selbst! „Wieso schaffe ich es nicht, diese poplige Liste abzuarbeiten?! Ich habe einen ganzen Arbeitstag Zeit dafür!“

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Bei mir ist der Knoten erst geplatzt, als ich angefangen habe, mit Tagesübersichten statt mit To-Do-Listen zu arbeiten. (Ganz ohne To-Do-Liste komme ich auch nicht aus, aber ich habe nur eine und ich habe sie in einen Aufgabenspeicher umgewandelt, der visuell aufgebaut und thematisch organisiert ist. Aus diesem umfassenden Aufgabenspeicher speist sich mein Tagesplan.)

Wenn du deinen Tagesplan visuell machst, siehst du sofort, wie viel Raum deine Aufgaben einnehmen (Zeiteinheiten werden übersetzt in sichtbare Fläche). Damit kommst du zu einer realistischeren Einschätzung, wie viele Aufgaben du in deinem Arbeitstag unterbringen kannst. Außerdem siehst du auch, ob deine Prioritäten genug Platz bekommen.

Gehen wir die Tagesplanung also mal visuell an. Leg dir Stift und Papier bereit, wir starten:

1. Lege für deinen visuellen Tagesplan eine Zeitleiste an

Die Zeitleiste ist im visuellen Tagesplan das erste potentielle Korrektiv gegen eine frustrierende, weil viel zu lange To-do-Liste, die sich objektiv betrachtet überhaupt nicht an einem Tag abarbeiten lässt. Deswegen starten wir IMMER mit einer Zeitleiste. Hier kommt dann auch oft schon das erste Aha-Erlebnis des Tages um die Ecke: Wie viel (oder wenig) Zeit dir heute tatsächlich zur Verfügung steht.

Deine Aufgabe:
Lege die Anfangs- und Endzeit deines Arbeitstages fest und trage die Stunden auf der Zeitleiste ein. Wenn du ohnehin feste Arbeitszeiten hast, erübrigt sich hier langes Nachdenken. Bei Gleitzeit oder wenn du selbständig arbeitest (oder studierst), variiert das möglicherweise von Tag zu Tag.

(Bei mir ist das so. Es gibt Tage, an denen ich um 8 Uhr starte, und andere, an denen ich mich erst um 12 Uhr an den Schreibtisch setze – oder nach einem Trainingstag beispielsweise erst nach 19 Uhr.)

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Zu meinem Planungsritual gehört es, die Uhrzeiten täglich angepasst einzutragen. Die Länge der Zeitleiste gibt mir schon eine erste Idee, welche Aufgaben ich für den Tag sinnvollerweise einplanen sollte – und welche nicht. Für mich hat es sich außerdem bewährt, visuell in Einheiten von 30 Minuten zu planen. Das ist im Bild der Abstand zwischen zwei Punkten.

Obwohl ich generell Fan von blankem Papier bin (Karos, Linien und Raster finde ich optisch und geistig einengend), kommt für meinen visuellen Tagesplan ausnahmsweise gerastertes Papier („dotted paper“) zum Einsatz. Die Punkte machen es mir leicht, die Zeitleiste gleichmäßig anzulegen und sie sind dezent genug, damit ich sie ich sie auf dem Rest der Seite ignorieren kann.

Momentan nutze ich dafür A5-Notizhefte, die ich zufällig mal bei einer Drogeriekette entdeckt habe. Die kosten im 2er-Pack unter 3 Euro und ich verwende sie ausschließlich für meine Tagesübersichten. Das Papier hat eine ordentliche Qualität für den Zweck – was für mich konkret bedeutet, dass es gut mit meinen Füllern klarkommt. Mit 80 Seiten sind Hefte auch kompakt und leicht genug, um sie mitzunehmen, wenn ich von unterwegs arbeite. Mein Tag findet Platz auf einer DIN-A5-Seite, das heißt ein Heft entspricht 80 (Arbeits-)Tagen.

Du kannst natürlich auch ein „normales“ Kalender-Notizbuch nutzen. Da ist die Zeitleiste schon vorgegeben und beschriftet. Ich komme damit nicht gut klar, weil sich meine Gedanken innerhalb von vorgegebenen Boxen und Linien eingesperrt fühlen. Außerdem möchte ich meine Tagesseite mit der jeweils richtigen Uhrzeit starten lassen. Dazu passt kein vorgegebenes Kalenderschema mit starrer Zeitleiste.

2. Trage unverschiebbare Termine ein

Dazu sollten übrigens auch deine Pause(n) gehören. 😉

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3. Schätze für deine Aufgaben eine realistische Dauer

Dabei ist es wichtig, dass du dich weder über- noch unterschätzt: Du solltest eine reale Chance haben, die Aufgaben auch wirklich zu erledigen.

Den Zeitbedarf kannst du schon in deinem Aufgabenspeicher schätzen. Der Aufgabenspeicher enthält idealerweise alle deine anstehenden Aufgaben, ohne dass du diese schon einzelnen Tagen zugeordnet haben müsstest. Also einfach nur eine Übersicht von Dingen, die du nicht vergessen willst. Das kann eine klassische To-Do-Liste sein oder – übersichtlicher – ein visuell strukturierter Aufgabenspeicher.

Aus diesem Aufgabenspeicher speist sich dein Tagesplan, also die konkreten Aufgaben, die du erledigen willst. Jedes Mal, wenn du eine neue Aufgabe in den Speicher schreibst, kannst du schon schätzen, wie lange du dafür wahrscheinlich brauchen wirst. Spätestens aber, wenn du eine Aufgabe aus dem Speicher entnimmst und auf deinen Tagesplan setzt, solltest du eine Idee davon haben, wie viel Zeit du brauchen wirst.

Schreibe einfach den Zeitbedarf neben die jeweilige Aufgabe („Präsentationsfolien erstellen, 3 Stunden“).

4. Visualisiere den Zeitbedarf im Tagesplan

Ich empfehle dir, mit 30-Minuten-Einheiten zu arbeiten. Das kommt aus der Pomodoro-Technik. Visuell im Tagesplan ausgedrückt sind 30 Minuten ein Kästchen. Aufgaben, die länger dauern, bekommen entsprechend mehr Kästchen auf der Zeitleiste. Aufgaben, die kürzer dauern, bündelst du und fasst sie in einem Kästchen zusammen.

Im Beispiel „Präsentationsfolien erstellen, 3 Stunden“ würdest du also 6 Kästchen auf der Zeitleiste markieren.

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5. Markiere Termine in deinem visuellen Tagesplan prägnant

Das ist optional, aber sehr hilfreich. Termine sind oft die Fixpunkte in der Tagesübersicht, um die sich alles andere herumgruppiert. Gib ihnen daher auch optisch Gewicht. Das kann durch eine bestimmte Farbe sein, oder wie bei mir zum Beispiel einfach durch Schraffur.

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6. Visualisiere auch Zeitpuffer in deinem Tagesplan

Plane vor bzw. nach Terminen auch optisch Zeitpuffer ein. Vielleicht musst du irgendwo hinfahren oder die Nachbereitung direkt im Anschluss erledigen. Das sind Zeiten, die du vielleicht im Kopf hast, aber solange sie nicht auf der Zeitleiste eingetragen sind, sind sie nicht im Blick. Außerdem suggerieren die freien Flächen dir, dass du mehr verfügbare Zeit hast, als es tatsächlich der Fall ist.

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7. (optional) Gib unterschiedlichen Aufgaben unterschiedliche Farben

Das ist insbesondere dann nützlich, wenn du auf einen Blick erkennen möchtest, ob du deinen Prioritäten genügend Zeit einräumst. Das kann auch im Nachhinein interessant sein, z. B. bei einem Quartalsrückblick. Ich unterscheide in meiner Tagesplanung nach kommunikativen Aufgaben (z. B. Telefonate und Besprechungen – gelb), administrativen Aufgaben (z. B. Buchhaltung – grau) und konzeptionellen Aufgaben (z. B. die Entwicklung eines Workshops – blau). Pausen sind bei mir übrigens grün.

Sollte ich beim Durchblättern meines Notizbuchs feststellen, dass eine Farbe über Tage hinweg dominiert oder eine andere ganz fehlt, dann weiß ich, dass ich gegensteuern muss. Das praktische ist: Um das festzustellen, muss ich nicht erst in die Notizen reinlesen, ich sehe es schon an der Farbverteilung.

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Zum Weiterlesen:

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Strukturierter arbeiten: Sortierter Aufgabenspeicher statt To-Do-Liste

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