Lese­zeit: ca. 12 Minu­ten | aktua­li­siert: 23.07.2021

Ein­fach nur eine To-Do-Liste run­ter­zu­schrei­ben reicht nach mei­ner Erfah­rung nicht, um die Auf­ga­ben eines Arbeits­ta­ges effi­zi­ent und vor allem ner­ven­scho­nend zu erle­di­gen. Warum? Einer Liste von Auf­ga­ben fehlt die Ver­knüp­fung zum zeit­li­chen Rah­men, der dir an die­sem Tag zur Ver­fü­gung steht. Wenn du struk­tu­rier­ter arbei­ten willst, soll­test du einen visu­el­len Tages­plan nut­zen. Dabei geht es im Resul­tat nicht unbe­dingt um mehr Pro­duk­ti­vi­tät im Arbeits­all­tag (wobei die sich durch bes­sere Struk­tur auch oft ein­stellt), son­dern vor allem um mehr Zufrie­den­heit und eine rea­lis­ti­schere Ein­schät­zung (und Wert­schät­zung!) dei­ner eige­nen Arbeit.

Kleines Beispiel gefällig?

Neh­men wir an, du hast heute zwei Bespre­chungs­ter­mine und eine Liste von wei­te­ren neun zu erle­di­gen­den Auf­ga­ben. Die erste Bespre­chung ist für eine Stunde ange­setzt, die andere für andert­halb. Neh­men wir wei­ter an, für dei­nen heu­ti­gen Arbeits­tag hast du sie­ben Stun­den zur Ver­fü­gung, inklu­sive (!) Pausen.

Du beginnst zu einer bestimm­ten Zeit (sagen wir um 9 Uhr) und hast nach dei­ner Arbeit noch etwas vor, z. B. mit dei­ner bes­ten Freun­din jog­gen oder deine Kin­der abho­len und mit ihnen ein Eis essen gehen (sagen wir um 17 Uhr). Arbei­ten mit Ende offen und bis in die Pup­pen am Schreib­tisch hocken ist heute nicht! Sagen wir also, du klappst dei­nen Lap­top spä­tes­tens um 16 Uhr zu, damit du nicht zu dei­nem 17-Uhr-Ter­min het­zen musst. Bedeu­tet: 9 bis 16 Uhr – das ist dein heu­ti­ger Zeitrahmen.

Neh­men wir wei­ter an, dass sich die not­wen­di­gen Erho­lungs­pau­sen für Essen und gedank­lich Run­ter­kom­men zwi­schen zwei Auf­ga­ben etc. auf etwa eine Stunde sum­mie­ren. Also bist du jetzt bei 7 minus 2,5 minus 1 gleich 3,5 Stun­den. Für die Auf­ga­ben auf dei­ner To-Do-Liste ste­hen dir also noch 50 Pro­zent dei­nes eigent­li­chen Zeit­kon­tin­gents zur Ver­fü­gung: 3,5 statt 7 Stunden.

Und auch diese 3,5 Stun­den sind ein Ide­al­wert. Wer sagt denn, dass dich nicht ein unge­plan­tes Tele­fo­nat erreicht (oder gleich meh­rere)? Oder plötz­lich noch eine drin­gend zu erle­di­gende Auf­gabe auf­ploppt? Von den 3,5 Stun­den sind dann viel­leicht nur noch 2,5 Stun­den ver­füg­bar – für deine immer noch neun Auf­ga­ben auf der To-Do-Liste. Über­setzt in Minu­ten blei­ben pro Auf­gabe durch­schnitt­lich nicht ein­mal 17 Minu­ten Zeit. Eini­ges kannst du in die­ser Zeit sicher schaf­fen, ande­res wird lie­gen­blei­ben – viel­leicht gerade die wich­ti­gen, kon­zep­tio­nel­len Dinge, die nicht mal eben in einer Vier­tel­stunde erle­digt sind.

Eingebautes Frustpotential inklusive

Selbst, wenn du dir weni­ger Zeit für Erho­lungs­pau­sen nimmst, deine Bespre­chun­gen kür­zer sind und deine Arbeits­tage län­ger: Das Prin­zip bleibt gleich – uns ste­hen nie 100 Pro­zent unse­rer Arbeits­zeit für die Auf­ga­ben auf der To-Do-Liste zur Ver­fü­gung. Gedank­lich tun wir aber oft so. „Neun Auf­ga­ben in sie­ben Stun­den? Kein Pro­blem, das wirkt machbar.“

Viel­leicht kommt dir das Bei­spiel auch über­trie­ben vor, bloß: Es ist aus dem Leben gegrif­fen. Meine durch­schnitt­li­chen Tage sahen eine Weile (eine lange Weile) ziem­lich genau so aus. Und mein Frust­pe­gel stieg von Woche zu Woche. Wenn ich oben drei Auf­ga­ben von der Liste gestri­chen hatte, waren unten schon wie­der fünf neue dazu­ge­kom­men. Hmmmpf!

Mal eine Tages-To-Do-Liste kom­plett abha­ken? Keine Chance. Die Auf­ga­ben wur­den nicht weni­ger und das ungute Gefühl, lang­sam aber sicher die Über­sicht über die Prio­ri­tä­ten zu ver­lie­ren, wurde immer stär­ker. Und erst die Unzu­frie­den­heit mit mir selbst! „Wieso schaffe ich es nicht, diese pop­lige Liste abzu­ar­bei­ten?! Ich habe einen gan­zen Arbeits­tag Zeit dafür!“

Bei mir ist der Kno­ten erst geplatzt, als ich ange­fan­gen habe, mit Tages­über­sich­ten statt mit To-Do-Lis­ten zu arbei­ten. (Ganz ohne To-Do-Liste komme ich auch nicht aus, aber ich habe nur eine und ich habe sie in einen Auf­ga­ben­spei­cher umge­wan­delt, der visu­ell auf­ge­baut und the­ma­tisch orga­ni­siert ist. Aus die­sem umfas­sen­den Auf­ga­ben­spei­cher speist sich mein Tagesplan.)

Wenn du dei­nen Tages­plan visu­ell machst, siehst du sofort, wie viel Raum deine Auf­ga­ben ein­neh­men (Zeit­ein­hei­ten wer­den über­setzt in sicht­bare Flä­che). Damit kommst du zu einer rea­lis­ti­sche­ren Ein­schät­zung, wie viele Auf­ga­ben du in dei­nem Arbeits­tag unter­brin­gen kannst. Außer­dem siehst du auch, ob deine Prio­ri­tä­ten genug Platz bekommen.

Gehen wir die Tages­pla­nung also mal visu­ell an. Leg dir Stift und Papier bereit, wir starten:

1. Lege für deinen visuellen Tagesplan eine Zeitleiste an

Die Zeit­leiste ist im visu­el­len Tages­plan das erste poten­ti­elle Kor­rek­tiv gegen eine frus­trie­rende, weil viel zu lange To-do-Liste, die sich objek­tiv betrach­tet über­haupt nicht an einem Tag abar­bei­ten lässt. Des­we­gen star­ten wir IMMER mit einer Zeit­leiste. Hier kommt dann auch oft schon das erste Aha-Erleb­nis des Tages um die Ecke: Wie viel (oder wenig) Zeit dir heute tat­säch­lich zur Ver­fü­gung steht. 

Deine Auf­gabe:
Lege die Anfangs- und End­zeit dei­nes Arbeits­ta­ges fest und trage die Stun­den auf der Zeit­leiste ein. Wenn du ohne­hin feste Arbeits­zei­ten hast, erüb­rigt sich hier lan­ges Nach­den­ken. Bei Gleit­zeit oder wenn du selb­stän­dig arbei­test (oder stu­dierst), vari­iert das mög­li­cher­weise von Tag zu Tag.

(Bei mir ist das so. Es gibt Tage, an denen ich um 8 Uhr starte, und andere, an denen ich mich erst um 12 Uhr an den Schreib­tisch setze – oder nach einem Trai­nings­tag bei­spiels­weise erst nach 19 Uhr.)

Zu mei­nem Pla­nungs­ri­tual gehört es, die Uhr­zei­ten täg­lich ange­passt ein­zu­tra­gen. Die Länge der Zeit­leiste gibt mir schon eine erste Idee, wel­che Auf­ga­ben ich für den Tag sinn­vol­ler­weise ein­pla­nen sollte – und wel­che nicht. Für mich hat es sich außer­dem bewährt, visu­ell in Ein­hei­ten von 30 Minu­ten zu pla­nen. Das ist im Bild der Abstand zwi­schen zwei Punkten.

Obwohl ich gene­rell Fan von blan­kem Papier bin (Karos, Linien und Ras­ter finde ich optisch und geis­tig ein­engend), kommt für mei­nen visu­el­len Tages­plan aus­nahms­weise geras­ter­tes Papier („dot­ted paper“) zum Ein­satz. Die Punkte machen es mir leicht, die Zeit­leiste gleich­mä­ßig anzu­le­gen und sie sind dezent genug, damit ich sie ich sie auf dem Rest der Seite igno­rie­ren kann.

Momen­tan nutze ich dafür A5-Notiz­hefte, die ich zufäl­lig mal bei einer Dro­ge­rie­kette ent­deckt habe. Die kos­ten im 2^er-Pack unter 3 Euro und ich ver­wende sie aus­schließ­lich für meine Tages­über­sich­ten. Das Papier hat eine ordent­li­che Qua­li­tät für den Zweck – was für mich kon­kret bedeu­tet, dass es gut mit mei­nen Fül­lern klar­kommt. Mit 80 Sei­ten sind Hefte auch kom­pakt und leicht genug, um sie mit­zu­neh­men, wenn ich von unter­wegs arbeite. Mein Tag fin­det Platz auf einer DIN-A5-Seite, das heißt ein Heft ent­spricht 80 (Arbeits-)Tagen.

Du kannst natür­lich auch ein „nor­ma­les“ Kalen­der-Notiz­buch nut­zen. Da ist die Zeit­leiste schon vor­ge­ge­ben und beschrif­tet. Ich komme damit nicht gut klar, weil sich meine Gedan­ken inner­halb von vor­ge­ge­be­nen Boxen und Linien ein­ge­sperrt füh­len. Außer­dem möchte ich meine Tages­seite mit der jeweils rich­ti­gen Uhr­zeit star­ten las­sen. Dazu passt kein vor­ge­ge­be­nes Kalen­der­schema mit star­rer Zeitleiste.

2. Trage unverschiebbare Termine ein

Dazu soll­ten übri­gens auch deine Pause(n) gehören. 😉

3. Schätze für deine Aufgaben eine realistische Dauer

Dabei ist es wich­tig, dass du dich weder über- noch unter­schätzt: Du soll­test eine reale Chance haben, die Auf­ga­ben auch wirk­lich zu erledigen.

Den Zeit­be­darf kannst du schon in dei­nem Auf­ga­ben­spei­cher schät­zen. Der Auf­ga­ben­spei­cher ent­hält idea­ler­weise alle deine anste­hen­den Auf­ga­ben, ohne dass du diese schon ein­zel­nen Tagen zuge­ord­net haben müss­test. Also ein­fach nur eine Über­sicht von Din­gen, die du nicht ver­ges­sen willst. Das kann eine klas­si­sche To-Do-Liste sein oder – über­sicht­li­cher – ein visu­ell struk­tu­rier­ter Aufgabenspeicher.

Aus die­sem Auf­ga­ben­spei­cher speist sich dein Tages­plan, also die kon­kre­ten Auf­ga­ben, die du erle­di­gen willst. Jedes Mal, wenn du eine neue Auf­gabe in den Spei­cher schreibst, kannst du schon schät­zen, wie lange du dafür wahr­schein­lich brau­chen wirst. Spä­tes­tens aber, wenn du eine Auf­gabe aus dem Spei­cher ent­nimmst und auf dei­nen Tages­plan setzt, soll­test du eine Idee davon haben, wie viel Zeit du brau­chen wirst.

Schreibe ein­fach den Zeit­be­darf neben die jewei­lige Auf­gabe („Prä­sen­ta­ti­ons­fo­lien erstel­len, 3 Stunden“).

4. Visualisiere den Zeitbedarf im Tagesplan

Ich emp­fehle dir, mit 30-Minu­ten-Ein­hei­ten zu arbei­ten. Das kommt aus der Pomo­doro-Tech­nik. Visu­ell im Tages­plan aus­ge­drückt sind 30 Minu­ten ein Käst­chen. Auf­ga­ben, die län­ger dau­ern, bekom­men ent­spre­chend mehr Käst­chen auf der Zeit­leiste. Auf­ga­ben, die kür­zer dau­ern, bün­delst du und fasst sie in einem Käst­chen zusammen.

Im Bei­spiel „Prä­sen­ta­ti­ons­fo­lien erstel­len, 3 Stun­den“ wür­dest du also 6 Käst­chen auf der Zeit­leiste markieren.

5. Markiere Termine in deinem visuellen Tagesplan prägnant

Das ist optio­nal, aber sehr hilf­reich. Ter­mine sind oft die Fix­punkte in der Tages­über­sicht, um die sich alles andere her­um­grup­piert. Gib ihnen daher auch optisch Gewicht. Das kann durch eine bestimmte Farbe sein, oder wie bei mir zum Bei­spiel ein­fach durch Schraffur.

6. Visualisiere auch Zeitpuffer in deinem Tagesplan

Plane vor bzw. nach Ter­mi­nen auch optisch Zeit­puf­fer ein. Viel­leicht musst du irgendwo hin­fah­ren oder die Nach­be­rei­tung direkt im Anschluss erle­di­gen. Das sind Zei­ten, die du viel­leicht im Kopf hast, aber solange sie nicht auf der Zeit­leiste ein­ge­tra­gen sind, sind sie nicht im Blick. Außer­dem sug­ge­rie­ren die freien Flä­chen dir, dass du mehr ver­füg­bare Zeit hast, als es tat­säch­lich der Fall ist.

7. (optional) Gib unterschiedlichen Aufgaben unterschiedliche Farben

Das ist ins­be­son­dere dann nütz­lich, wenn du auf einen Blick erken­nen möch­test, ob du dei­nen Prio­ri­tä­ten genü­gend Zeit ein­räumst. Das kann auch im Nach­hin­ein inter­es­sant sein, z. B. bei einem Quar­tals­rück­blick. Ich unter­scheide in mei­ner Tages­pla­nung nach kom­mu­ni­ka­ti­ven Auf­ga­ben (z. B. Tele­fo­nate und Bespre­chun­gen – gelb), admi­nis­tra­ti­ven Auf­ga­ben (z. B. Buch­hal­tung – grau) und kon­zep­tio­nel­len Auf­ga­ben (z. B. die Ent­wick­lung eines Work­shops – blau). Pau­sen sind bei mir übri­gens grün.

Sollte ich beim Durch­blät­tern mei­nes Notiz­buchs fest­stel­len, dass eine Farbe über Tage hin­weg domi­niert oder eine andere ganz fehlt, dann weiß ich, dass ich gegen­steu­ern muss. Das prak­ti­sche ist: Um das fest­zu­stel­len, muss ich nicht erst in die Noti­zen rein­le­sen, ich sehe es schon an der Farbverteilung.

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