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Lesezeit: ca. 10 Minuten | aktualisiert: 24.08.2021

Mehr Übersicht und Gelassenheit mit einem visuell sortierten Aufgabenspeicher: Eine Anleitung in 5 Schritten

Ein übersichtlicher Tagesplan ist zwar schon die halbe Miete, aber logischerweise kannst du nicht alle deine anstehenden Aufgaben an einem Tag erledigen. Was also tun mit den Aufgaben, die du heute nicht in deinem Tagesplan unterbringen kannst? Genau: Das ist die andere Hälfte der Miete. 😉 Um sie nicht aus den Augen zu verlieren, brauchst du einen gut strukturierten, sortierten Aufgabenspeicher für all die Dinge, die irgendwann später anstehen: Morgen, diese Woche, im nächsten Monat – oder die vielleicht noch gar keinen festen Termin haben. Am besten einen visuellen Aufgabenspeicher.

Der erste Impuls ist oft, diese Aufgabensammlung in Form einer linearen To-Do-Liste zu machen. Kommt eine neue Aufgabe dazu, schreiben wir sie unter die bereits bestehenden Listenpunkte. Das ist besser als nichts, und wir machen das oft so, weil wir es nicht anders gelernt haben – aber: Aufgaben aufzuschreiben und zu organisieren geht deutlich besser und vor allem übersichtlicher. Spätestens, wenn deine Liste immer länger und länger wird und du das Gefühl hast, den Überblick zu verlieren, ist es Zeit für einen übersichtlicheren Speicher, der dir mehr visuelle Kontrolle über deine Aufgaben bietet.

Eine sehr einfache und schnell umzusetzende Variante für einen sortierten Aufgabenspeicher zeige ich dir in diesem Artikel.

Das ist das allerwichtigste überhaupt: Halte alle deine Aufgaben zusammen. Also lege wirklich den einen Ort fest, wo du alle deine noch offenen Aufgaben findest.

Was nicht funktioniert: Hier ein paar Erinnerungen in der Notizen-App auf dem Handy, dort ein paar Einträge im Kalender, dazu noch ein paar Einfälle und Gedanken auf losen Notizzetteln, weil es beim Telefonat schnell gehen musste. So ein Vorgehen ist Gift für jeden Versuch, strukturiert zu arbeiten und Oberwasser bei deinen Aufgaben zu behalten. Du verlierst unweigerlich den Überblick. Sobald du an verschiedenen Stellen suchen musst, läufst du immer Gefahr, Aufgaben aus den Augen zu verlieren, Informationen zu spät oder gar nicht mehr wiederzufinden, Prioritäten falsch zu setzen, Fristen zu verpassen … und sehr, sehr oft das Gefühl zu haben, in Arbeit zu ersticken.

Wenn hingegen alles an einem Ort ist, holst du dir damit zumindest schon einmal die visuelle Kontrolle über deine Aufgaben zurück.

Was ist ein guter Ort für deinen Aufgabenspeicher?

Obwohl ich ein Fan von digitalen Tools bin (ich halte zum Beispiel Trello für ein ganz hervorragendes Tool – für viele Dinge, aber nicht für die Aufgabensammlung!), empfehle ich dir ausdrücklich, deine Aufgabensammlung analog zu machen.

Konkret: Mit Notizbuch, Stift und Klebezetteln.

Drei verschiedene Notizbücher, farbige Klebezettel und vier Stifte

Für welches Format du dich entscheidest, hängt von deinen Vorlieben ab. Notizbücher im A4- und A5-Format haben sich für mich (und auch für meine Kundinnen) bewährt. Bei einem kleineren Format passt weniger auf eine Seite. Wenn dein Aufgabenspeicher umfangreich ist, musst du mehr Blättern und siehst weniger auf einen Blick. Größere Formate werden schnell unhandlich, nehmen viel Platz auf dem Schreibtisch weg und passen auch nicht in jede Tasche oder Rucksack. Und immerhin: Ein aufgeklapptes A4-Notizbuch bietet dir die Fläche eines A3-Blatts. Das ist schon reichlich Platz.

Kleine Randnotiz: Im Moment experimentiere ich mit einem querformatigen A4-Notizbuch und schaue, wie sich das auf meine Arbeitsorganisation auswirkt. Das wirkt optisch wie zwei aufgeklappte A5-Hefte nebeneinander und hat seinen ganz eigenen Reiz auf das Denken.

2. Reserviere dir genug Platz für deinen Aufgabenspeicher

Im agilen Arbeiten heißt dieser Platz „Back Log”. Uns kann egal sein, wie das heißt – solange es seinen Zweck erfüllt. 😉 Dein Speicher darf unbegrenzt viele Aufgaben enthalten und wird laufend aktualisiert. Das ist wichtig, weil das primäre Ziel ist, dass dir nichts an offenen Posten verlorengeht.

(Trotzdem tust du dir natürlich keinen Gefallen damit, hier einfach nur immer mehr anzuhäufen. Die Sammlung an sich ist ja kein Selbstzweck, sondern der Ausgangspunkt zum strukturierten Erledigen der Aufgaben. Wenn in deinen Speicher dauerhaft mehr reinkommt als rausgeht, ist es Zeit zu hinterfragen, wo das eigentliche Problem liegt. Deine persönliche Arbeitsorganisation kann so gut sein, wie sie will: Wenn die Struktur in deinem Unternehmen besch… ist, weil beispielsweise zu viel Arbeit auf zu wenige Schultern verteilt ist, wirst du mit „Selbstoptimierung“ das Problem nicht lösen. Möglicherweise trägst du damit sogar noch zur Verschärfung der Arbeitslast bei, weil es trotzdem irgendwie läuft und bei den Verantwortlichen kein Veränderungsdruck entsteht. Strukturelle Probleme lassen sich nur strukturell lösen. Zum Beispiel, indem ein Team vergrößert wird. Leider wird das oft erst verstanden, wenn Menschen überlastungsbedingt ausfallen. Ja, ich spreche aus Erfahrung. Aber das ist ein anderes Thema… Zurück zum Text.)

Im Notizbuch reservierst du dir entsprechend viel Platz, am besten ein paar Seiten ganz vorne oder ganz hinten in deinem Notizbuch. Eine pauschale Richtlinie dafür, wie viel Platz „richtig” ist, gibt es nicht. Wie viel du benötigst, hängt sehr davon ab, wie viele Aufgaben du regelmäßig ansammelst.

Als generelle Empfehlung: Starte doch einfach mal mit einer Doppelseite in deinem A4- oder A5-Notizheft. Das ist nicht in Stein gemeißelt, sondern ein erster Ausgangspunkt, der sich in meinen Trainings bewährt hat. Solltest du feststellen, dass du damit nicht zurechtkommst, kannst du jederzeit anbauen oder reduzieren. Klarheit kommt durchs Machen. Außerdem arbeiten wir hier mit einem seeeeehr flexiblen System. 🙂

Die einzelnen Aufgaben schreibst du auf einzelne Klebezettel. Wähle dafür ein eher kleineres Format, beispielsweise 5 x 4 cm.

Notizbuch, Klebezettel und Stift für einen sortierten Aufgabenspeicher

3. Bring alle deine Aufgaben im Aufgabenspeicher zusammen

Sehr wahrscheinlich fängst du nicht bei null an. Wenn du bisher versucht hast, deine Aufgaben an verschiedenen Orten zu organisieren, dann ist jetzt die Zeit, alles in deinem vorbereiteten Aufgabenspeicher im Notizbuch (und damit an einem zentralen Ort) zusammenzuführen.

Klappere dafür alle deine bisherigen Notizenorte ab, einen nach dem anderen.
(Bei mir waren das z. B. eine Notizen-App auf dem Handy mit diversen Listen und Ordnern, meine Sprachnachrichten, mein Online-Kalender, der Aufgabenbereich in meinem E-Mail-Programm, meine Pinnwand in der Küche, ein Flipchart im Büro, eine Sammelmappe mit losen Blättern und ein A6-Notizheft.)

Überprüfe bei dieser Gelegenheit, ob die Aufgaben noch aktuell sind. Alles, was erledigt oder nicht mehr relevant ist, kannst du direkt löschen bzw. wegstreichen. Die übrigen Aufgaben überträgst du auf Klebezettel.

Die einzige „Regel“, die du beachten solltest: Nur eine Aufgabe pro Klebezettel.

Du kannst das erst einmal ungeordnet tun, also einfach Aufgabe für Aufgabe übertragen und auf deine vorbereitete Doppelseite kleben. Was du wohin klebst, ist fürs Erste egal, denn du kannst ja jederzeit umsortieren. Oft ergeben sich im Laufe dieses Prozesses thematische Cluster oder es schälen sich neue Kategorien heraus.

Notizbuch und Klebezettel als Start für einen sortierten Aufgabenspeicher

4. Lege Kategorien für einen geordneten Aufgabenspeicher fest

Vielleicht hast du schon von Anfang an klare Kategorien im Kopf. Dann kannst in deinem Notizbuch schon vorher separate Bereiche anlegen, in die du die Klebezettel direkt einsortierst. Spätestens aber, wenn du deine Aufgaben alle in deinen Notizbuchspeicher übertragen hast, solltest du Katgorien festlegen, die dir helfen, eine bessere Übersicht zu bekommen (und zu behalten).

Dabei kann dir ein eigener Farbcode zur schnelleren Orientierung helfen. Im Beispiel habe ich die Kategorienüberschriften auf farbige Klebezettel gesetzt. Diese Farben sind für mich fest mit diesen Kategorien verbunden und finden sich auch an anderen Stellen wieder, etwa in meinem Kalender oder bei meiner visuellen Tagesplanung. (Wie du außerdem siehst, nutze ich aktuell zwei Doppelseiten für meinen sortieren Aufgabenspeicher.)

Notizbuch und Klebezettel als Start für einen sortierten Aufgabenspeicher

Übrigens: Die Kategorien ebenfalls auf Klebezettel zu setzen und nicht direkt auf die Seiten zu schreiben, macht dich überaus flexibel. Erfahrungsgemäß variiert die Aufgabenmenge in den verschiedenen Kategorien über die Zeit, sodass du mal mehr und mal weniger Platz brauchen wirst. So kannst du die Kategorien-Überschrift beliebig verschieben. Auch die Kategorien selbst können sich ändern. Im Zweifel kannst du einfach die Überschrift austauschen und Aufgaben schnell umsortieren. Und zack: Schon ist wieder alles aktuell, übersichtlich und geordnet.

5. Lege pro Kategorie deine Prioritäten fest

Die wichtigste Aufgabe, die du als nächstes angehen willst, gehört nach ganz oben (bzw. oben links). Für diese Aufgabe schätzt du auch schon den benötigten Zeitbedarf und notierst ihn auf dem Klebezettel.

Wichtiges, was noch Zeit hat, sortierst du darunter ein. Das kann auch noch ohne bestimmte Reihenfolge sein. Und Wichtiges, was derzeit nur eine Idee ist und bei dem du noch keine Vorstellung von einem ungefähren Termin hast, landet ganz unten. Unwichtiges darf übrigens direkt aus deinem Aufgabenspeicher rausfliegen. 😉

Die Aufgaben, die pro Kategorie ganz oben stehen, sind also die nächsten, die du beispielsweise in deinen visuellen Tagesplan aufnimmst. (Falls du ein Personal Kanban nutzt – was dann auch in diesem Notizbuch seinen Platz finden kann -, wären das die Klebezettel, die aus dem Speicher entnommen werden und in den Bereich „Doing“ bzw. „in Arbeit“ wandern.)

Bei jeder Entnahme aus dem Speicher legst du fest, welche Aufgabe aus der jeweiligen Kategorie als nächstes nach ganz oben soll. Kommen neue Aufgaben hinzu, überprüfst du, ob die Prioritäten noch stimmen und passt sie gegebenenfalls an.

Indem du deine Aufgaben so visualisierst, statt sie einer To-Do-Liste zu sammeln (oder an verschiedenen Orten abzulegen), machst du es dir leichter, den Überblick zu behalten und an den wirklich wichtigen Dingen zu arbeiten. 

Zum Weiterlesen:

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Strukturierter arbeiten: Visueller Tagesplan statt To-Do-Liste

In 7 Schritten zu mehr Leichtigkeit und Effizienz im Arbeitsalltag 

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