wie-sieht-eine-gut-formulierte-aufgabe-aus © Viktoria Cvetković bebildert.eu

Lesezeit: ca. 6 Minuten | aktualisiert: 28.09.2021

Oft notieren wir uns Aufgaben, indem wir lediglich ein kurzes Label wie „Steuer“ aufschreiben. Oder noch schlimmer: Wir versehen eine E-Mail mit einem Fähnchen oder verschieben sie in einen Ordner und tun so, als würde sie dadurch zu einer Aufgabe. Wie du eine Aufgabe besser formulieren kannst und Lust bekommst, sie tatsächlich zu erledigen, statt sie vor dir herzuschieben, erfährst du in diesem Artikel.

Die oben erwähnten „schnellen Strategien” fressen sehr viel mentale Energie. Zu dem kurzen Stichwort, was da steht (oder der markierten E-Mail im Aufgabenorder), schwirren dir zusätzlich noch ein Dutzend andere Gedanken durch den Kopf, die nicht direkt ersichtlich sind. Das ist mentaler Ballast. Und das macht es anstrengend – und unattraktiv, sich mit dieser Aufgabe zu beschäftigen.

Tatsächlich wehrt sich unser Gehirn auch dagegen, indem es solche unübersichtlichen Aufgaben ausblendet. Das sind dann oft auch genau die Aufgaben, die wir vor uns herschieben. Vermeintlich, weil sie keinen Spaß machen. Vielleicht aber auch, weil wir nicht direkt sehen und erkennen, was wir konkret machen müssen?

Wenn du erst darüber nachdenken musst, was sich alles an Einzelschritten hinter dem Stichwort „Steuer“ verbirgt…

Wenn du eine Mail erst wieder öffnen, lesen und dann überlegen musst, welche Aktionen jetzt eigentlich da im Einzelnen dranhängen und in welcher Reihenfolge was wie zu tun wäre…

…dann widmest du dich lieber leichter zu überblickenden Aufgaben, mit denen du gleich starten kannst.

Das fühlt sich vielleicht undiszipliniert an, …

Frau hält sich die Hand vors Gesicht

… ist aus Sicht deines Gehirns aber energieffizient. Wie kannst du es dir leichter machen, auch ungeliebte Aufgaben anzugehen?

Aufgaben portionieren

Nehmen wir das Beispiel „Steuer“. Wenn du das so als kurzes Stichwort aufschreibst, suggeriert das deinem Gehirn rein visuell zunächst einmal:

Kurzer Begriff = kurze Aufgabe.

Das ist die Wahrnehmungsseite, die quasi automatisch passiert. Spätestens nach deiner ersten Steuererklärung weißt du aber, dass das nicht stimmt. Eine Steuererklärung ist definitiv keine kurze Aufgabe, sie ist nicht in wenigen Minuten zu erledigen. In deinem Hinterkopf ploppen jetzt vielleicht alle möglichen Gedanken und Bildern auf: Stapel von graugrünen Steuerformularen, ellenlange Eingabemasken in Elster-Online, du selbst eingerahmt von einem Wust von Rechnungen, Quittungen und Belegen, lästige Telefonate mit deiner Steuerberaterin, …

Eigentlich subsummieren sich unter dem einen kurzen Begriff „Steuer“ nicht eine, sondern viele Aufgaben.

Aus dem Gegensatz Wahrnehmung „kurzer Begriff“ und Wissen „Masse von Aufgaben“ entsteht kognitive Dissonanz . Das ist ein mentaler Spannungszustand und das mag unser Gehirn nicht. Kognitive Dissonanz tritt unter anderem auf, wenn du merkst, dass eine begonnene Sache anstrengender oder unangenehmer wird als zunächst angenommen.

Eine Möglichkeit, mit der kognitiven Dissonanz umzugehen, ist dann diese Aufgabe so lange wie möglich vor dir herzuschieben. (Ja, ich weiß wovon ich rede ;-)) Klar ist das eine Scheinlösung, aber für den Moment erst einmal entlastend. Über längere Sicht ist das natürlich eine total energieraubende Strategie, weil du ja weißt, dass das Problem nicht gelöst ist und dich irgendwann einholen wird.

Eine viel bessere Möglichkeit ist, der kognitiven Dissonanz vorzubeugen.

In unserem Beispiel zerlegst du die (vermeintlich eine große) Aufgabe gleich in ihre einzelnen, leichter zu überschaubaren Teilschritte. Statt also nur „Steuer“ zu notieren, überlegst du dir, welche einzelnen Aufgaben mit der Steuererklärung für dich verbunden sind. Das kann von „Belege sortieren“ über „Jahresformular anlegen“, „Beratungstelefonat vereinbaren“ und „Teilbereich A des Formulars ausfüllen“ bis zu „Erklärung final checken und abschicken“ gehen.

Jede einzelne Aufgabe sollte in einem für dich überschaubaren Zeitraum zu erledigen sein. In der Regel sollte das im Einzelnen nicht mehr als zwei bis allerhöchstens drei Stunden dauern. Kürzer ist besser.

Wenn du nicht absehen kannst, wie lange du für die Aufgabe brauchen wirst, ist sie zu groß. Dann heißt es: Weitere Teilschritte identifizieren und die Aufgabe in noch kleinere Teilaufgaben zerlegen.

Drei Eishörnchen mit verschiedenen Portionsgrößen

Aufgaben spezifisch formulieren

Ich empfehle dir, jede Aufgabe so zu formulieren, dass es keinen Interpretationsspielraum gibt. Du solltest in der Lage sein, jede Aufgabe direkt angehen zu können, ohne dich zu fragen, was eigentlich genau zu tun ist.

1. Formuliere aktiv!

Verben helfen da ungemein. Du willst ja ins Tun kommen, also nutze auch Tu-Wörter, um deine Aufgaben zu beschreiben. 😉 Schreibe lieber „Belege sortieren“ als nur „Belege“.

2. Formuliere konkret!

Konkreter als „Belege sortieren“ ist „Einnahmen-Belege nach Datum sortieren“. Manchmal darf es auch direktiv sein:

3a. Formuliere auffordernd!

Teste für dich, welche Formulierung dich mehr motiviert:

  • „Einnahmen-Belege nach Datum sortieren“ oder
  • „Sortiere die Einnahmen-Belege nach Datum“

Oder, wenn du allergisch auf Aufforderungen reagierst:

3b. Formuliere, als wäre es erledigt!

Du kannst auch aus der Zukunft heraus formulieren: „Die Einnahme-Belege sind nach Datum sortiert“.

Fazit: Eine gut formulierte Aufgabe ist…

  • Klein genug und damit in überschaubarer Zeit zu erledigen.
  • Spezifisch, konkret und aktiv beschrieben – Verben helfen!

Das dauert zwar ein-zwei Minuten in der Vorbereitung, lohnt sich aber. 😀

Schaffe erst Klarheit und fang dann an, abzuarbeiten.

Zum Weiterlesen:

strukturierter-arbeiten-anleitung-sortierter-aufgabenspeicher-statt-to-do-liste © Viktoria Cvetković bebildert.eu

Strukturierter arbeiten: Sortierter Aufgabenspeicher statt To-Do-Liste

Ein übersichtlicher Tagesplan ist die halbe Miete, aber du kannst nicht alle Aufgaben an einem Tag erledigen. Was also tun mit dem Rest?

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