wie-sieht-eine-gut-formulierte-aufgabe-aus © Viktoria Cvetković bebildert.eu

Lese­zeit: ca. 6 Minu­ten | aktua­li­siert: 28.09.2021

Oft notie­ren wir uns Auf­ga­ben, indem wir ledig­lich ein kur­zes Label wie „Steuer“ auf­schrei­ben. Oder noch schlim­mer: Wir ver­se­hen eine E‑Mail mit einem Fähn­chen oder ver­schie­ben sie in einen Ord­ner und tun so, als würde sie dadurch zu einer Auf­gabe. Wie du eine Auf­gabe bes­ser for­mu­lie­ren kannst und Lust bekommst, sie tat­säch­lich zu erle­di­gen, statt sie vor dir her­zu­schie­ben, erfährst du in die­sem Artikel.

Die oben erwähn­ten „schnel­len Stra­te­gien” fres­sen sehr viel men­tale Ener­gie. Zu dem kur­zen Stich­wort, was da steht (oder der mar­kier­ten E‑Mail im Auf­ga­ben­or­der), schwir­ren dir zusätz­lich noch ein Dut­zend andere Gedan­ken durch den Kopf, die nicht direkt ersicht­lich sind. Das ist men­ta­ler Bal­last. Und das macht es anstren­gend – und unat­trak­tiv, sich mit die­ser Auf­gabe zu beschäftigen.

Tat­säch­lich wehrt sich unser Gehirn auch dage­gen, indem es sol­che unüber­sicht­li­chen Auf­ga­ben aus­blen­det. Das sind dann oft auch genau die Auf­ga­ben, die wir vor uns her­schie­ben. Ver­meint­lich, weil sie kei­nen Spaß machen. Viel­leicht aber auch, weil wir nicht direkt sehen und erken­nen, was wir kon­kret machen müssen?

Wenn du erst dar­über nach­den­ken musst, was sich alles an Ein­zel­schrit­ten hin­ter dem Stich­wort „Steuer“ verbirgt…

Wenn du eine Mail erst wie­der öff­nen, lesen und dann über­le­gen musst, wel­che Aktio­nen jetzt eigent­lich da im Ein­zel­nen dran­hän­gen und in wel­cher Rei­hen­folge was wie zu tun wäre…

…dann wid­mest du dich lie­ber leich­ter zu über­bli­cken­den Auf­ga­ben, mit denen du gleich star­ten kannst.

Das fühlt sich viel­leicht undis­zi­pli­niert an, …

Frau hält sich die Hand vors Gesicht

… ist aus Sicht dei­nes Gehirns aber ener­gief­fi­zi­ent. Wie kannst du es dir leich­ter machen, auch unge­liebte Auf­ga­ben anzugehen?

Aufgaben portionieren

Neh­men wir das Bei­spiel „Steuer“. Wenn du das so als kur­zes Stich­wort auf­schreibst, sug­ge­riert das dei­nem Gehirn rein visu­ell zunächst einmal:

Kur­zer Begriff = kurze Auf­gabe.

Das ist die Wahr­neh­mungs­seite, die quasi auto­ma­tisch pas­siert. Spä­tes­tens nach dei­ner ers­ten Steu­er­erklä­rung weißt du aber, dass das nicht stimmt. Eine Steu­er­erklä­rung ist defi­ni­tiv keine kurze Auf­gabe, sie ist nicht in weni­gen Minu­ten zu erle­di­gen. In dei­nem Hin­ter­kopf plop­pen jetzt viel­leicht alle mög­li­chen Gedan­ken und Bil­dern auf: Sta­pel von grau­grü­nen Steuer­for­mu­la­ren, ellen­lange Ein­ga­be­mas­ken in Els­ter-Online, du selbst ein­ge­rahmt von einem Wust von Rech­nun­gen, Quit­tun­gen und Bele­gen, läs­tige Tele­fo­nate mit dei­ner Steuerberaterin, …

Eigentlich subsummieren sich unter dem einen kurzen Begriff „Steuer“ nicht eine, sondern viele Aufgaben.

Aus dem Gegen­satz Wahr­neh­mung „kur­zer Begriff“ und Wis­sen „Masse von Auf­ga­ben“ ent­steht kogni­tive Dis­so­nanz . Das ist ein men­ta­ler Span­nungs­zu­stand und das mag unser Gehirn nicht. Kogni­tive Dis­so­nanz tritt unter ande­rem auf, wenn du merkst, dass eine begon­nene Sache anstren­gen­der oder unan­ge­neh­mer wird als zunächst angenommen.

Eine Mög­lich­keit, mit der kogni­ti­ven Dis­so­nanz umzu­ge­hen, ist dann diese Auf­gabe so lange wie mög­lich vor dir her­zu­schie­ben. (Ja, ich weiß wovon ich rede ;-)) Klar ist das eine Schein­lö­sung, aber für den Moment erst ein­mal ent­las­tend. Über län­gere Sicht ist das natür­lich eine total ener­gie­r­au­bende Stra­te­gie, weil du ja weißt, dass das Pro­blem nicht gelöst ist und dich irgend­wann ein­ho­len wird.

Eine viel bessere Möglichkeit ist, der kognitiven Dissonanz vorzubeugen.

In unse­rem Bei­spiel zer­legst du die (ver­meint­lich eine große) Auf­gabe gleich in ihre ein­zel­nen, leich­ter zu über­schau­ba­ren Teil­schritte. Statt also nur „Steuer“ zu notie­ren, über­legst du dir, wel­che ein­zel­nen Auf­ga­ben mit der Steu­er­erklä­rung für dich ver­bun­den sind. Das kann von „Belege sor­tie­ren“ über „Jah­res­for­mu­lar anle­gen“, „Bera­tungs­te­le­fo­nat ver­ein­ba­ren“ und „Teil­be­reich A des For­mu­lars aus­fül­len“ bis zu „Erklä­rung final che­cken und abschi­cken“ gehen.

Jede ein­zelne Auf­gabe sollte in einem für dich über­schau­ba­ren Zeit­raum zu erle­di­gen sein. In der Regel sollte das im Ein­zel­nen nicht mehr als zwei bis aller­höchs­tens drei Stun­den dau­ern. Kür­zer ist besser.

Wenn du nicht abse­hen kannst, wie lange du für die Auf­gabe brau­chen wirst, ist sie zu groß. Dann heißt es: Wei­tere Teil­schritte iden­ti­fi­zie­ren und die Auf­gabe in noch klei­nere Teil­auf­ga­ben zerlegen.

Drei Eishörnchen mit verschiedenen Portionsgrößen

Aufgaben spezifisch formulieren 

Ich emp­fehle dir, jede Auf­gabe so zu for­mu­lie­ren, dass es kei­nen Inter­pre­ta­ti­ons­spiel­raum gibt. Du soll­test in der Lage sein, jede Auf­gabe direkt ange­hen zu kön­nen, ohne dich zu fra­gen, was eigent­lich genau zu tun ist.

1. Formuliere aktiv!

Ver­ben hel­fen da unge­mein. Du willst ja ins Tun kom­men, also nutze auch Tu-Wör­ter, um deine Auf­ga­ben zu beschrei­ben. 😉 Schreibe lie­ber „Belege sor­tie­ren“ als nur „Belege“.

2. Formuliere konkret!

Kon­kre­ter als „Belege sor­tie­ren“ ist „Ein­nah­men-Belege nach Datum sor­tie­ren“. Manch­mal darf es auch direk­tiv sein:

3a. Formuliere auffordernd!

Teste für dich, wel­che For­mu­lie­rung dich mehr motiviert:

  • „Ein­nah­men-Belege nach Datum sor­tie­ren“ oder
  • „Sor­tiere die Ein­nah­men-Belege nach Datum“

Oder, wenn du all­er­gisch auf Auf­for­de­run­gen reagierst:

3b. Formuliere, als wäre es erledigt!

Du kannst auch aus der Zukunft her­aus for­mu­lie­ren: „Die Ein­nahme-Belege sind nach Datum sortiert“.

Fazit: Eine gut formulierte Aufgabe ist… 

  • Klein genug und damit in über­schau­ba­rer Zeit zu erledigen.
  • Spe­zi­fisch, kon­kret und aktiv beschrie­ben – Ver­ben helfen!

Das dau­ert zwar ein-zwei Minu­ten in der Vor­be­rei­tung, lohnt sich aber. 😀

Schaffe erst Klar­heit und fang dann an, abzuarbeiten.

Zum Weiterlesen:

strukturierter-arbeiten-anleitung-sortierter-aufgabenspeicher-statt-to-do-liste © Viktoria Cvetković bebildert.eu

Strukturierter arbeiten: Sortierter Aufgabenspeicher statt To-Do-Liste

Ein über­sicht­li­cher Tages­plan ist die halbe Miete, aber du kannst nicht alle Auf­ga­ben an einem Tag erle­di­gen. Was also tun mit dem Rest?

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