Lese­zeit: ca. 10 Minu­ten | aktua­li­siert: 24.08.2021

Mehr Übersicht und Gelassenheit mit einem visuell sortierten Aufgabenspeicher: Eine Anleitung in 5 Schritten

Ein über­sicht­li­cher Tages­plan ist zwar schon die halbe Miete, aber logi­scher­weise kannst du nicht alle deine anste­hen­den Auf­ga­ben an einem Tag erle­di­gen. Was also tun mit den Auf­ga­ben, die du heute nicht in dei­nem Tages­plan unter­brin­gen kannst? Genau: Das ist die andere Hälfte der Miete. 😉 Um sie nicht aus den Augen zu ver­lie­ren, brauchst du einen gut struk­tu­rier­ten, sor­tier­ten Auf­ga­ben­spei­cher für all die Dinge, die irgend­wann spä­ter anste­hen: Mor­gen, diese Woche, im nächs­ten Monat – oder die viel­leicht noch gar kei­nen fes­ten Ter­min haben. Am bes­ten einen visu­el­len Aufgabenspeicher.

Der erste Impuls ist oft, diese Auf­ga­ben­samm­lung in Form einer linea­ren To-Do-Liste zu machen. Kommt eine neue Auf­gabe dazu, schrei­ben wir sie unter die bereits bestehen­den Lis­ten­punkte. Das ist bes­ser als nichts, und wir machen das oft so, weil wir es nicht anders gelernt haben – aber: Auf­ga­ben auf­zu­schrei­ben und zu orga­ni­sie­ren geht deut­lich bes­ser und vor allem über­sicht­li­cher. Spä­tes­tens, wenn deine Liste immer län­ger und län­ger wird und du das Gefühl hast, den Über­blick zu ver­lie­ren, ist es Zeit für einen über­sicht­li­che­ren Spei­cher, der dir mehr visu­elle Kon­trolle über deine Auf­ga­ben bietet.

Eine sehr ein­fa­che und schnell umzu­set­zende Vari­ante für einen sor­tier­ten Auf­ga­ben­spei­cher zeige ich dir in die­sem Artikel.

1. Sammle deine Aufgaben nur an einem Ort

Das ist das aller­wich­tigste über­haupt: Halte alle deine Auf­ga­ben zusam­men. Also lege wirk­lich den einen Ort fest, wo du alle deine noch offe­nen Auf­ga­ben findest.

Was nicht funk­tio­niert: Hier ein paar Erin­ne­run­gen in der Noti­zen-App auf dem Handy, dort ein paar Ein­träge im Kalen­der, dazu noch ein paar Ein­fälle und Gedan­ken auf losen Notiz­zet­teln, weil es beim Tele­fo­nat schnell gehen musste. So ein Vor­ge­hen ist Gift für jeden Ver­such, struk­tu­riert zu arbei­ten und Ober­was­ser bei dei­nen Auf­ga­ben zu behal­ten. Du ver­lierst unwei­ger­lich den Über­blick. Sobald du an ver­schie­de­nen Stel­len suchen musst, läufst du immer Gefahr, Auf­ga­ben aus den Augen zu ver­lie­ren, Infor­ma­tio­nen zu spät oder gar nicht mehr wie­der­zu­fin­den, Prio­ri­tä­ten falsch zu set­zen, Fris­ten zu ver­pas­sen … und sehr, sehr oft das Gefühl zu haben, in Arbeit zu ersticken.

Wenn hin­ge­gen alles an einem Ort ist, holst du dir damit zumin­dest schon ein­mal die visu­elle Kon­trolle über deine Auf­ga­ben zurück.

Was ist ein guter Ort für deinen Aufgabenspeicher?

Obwohl ich ein Fan von digi­ta­len Tools bin (ich halte zum Bei­spiel Trello für ein ganz her­vor­ra­gen­des Tool – für viele Dinge, aber nicht für die Auf­ga­ben­samm­lung!), emp­fehle ich dir aus­drück­lich, deine Auf­ga­ben­samm­lung ana­log zu machen.

Kon­kret: Mit Notiz­buch, Stift und Klebezetteln.

Für wel­ches For­mat du dich ent­schei­dest, hängt von dei­nen Vor­lie­ben ab. Notiz­bü­cher im A4- und A5-For­mat haben sich für mich (und auch für meine Kun­din­nen) bewährt. Bei einem klei­ne­ren For­mat passt weni­ger auf eine Seite. Wenn dein Auf­ga­ben­spei­cher umfang­reich ist, musst du mehr Blät­tern und siehst weni­ger auf einen Blick. Grö­ßere For­mate wer­den schnell unhand­lich, neh­men viel Platz auf dem Schreib­tisch weg und pas­sen auch nicht in jede Tasche oder Ruck­sack. Und immer­hin: Ein auf­ge­klapp­tes A4-Notiz­buch bie­tet dir die Flä­che eines A3-Blatts. Das ist schon reich­lich Platz.

Kleine Rand­no­tiz: Im Moment expe­ri­men­tiere ich mit einem quer­for­ma­ti­gen A4-Notiz­buch und schaue, wie sich das auf meine Arbeits­or­ga­ni­sa­tion aus­wirkt. Das wirkt optisch wie zwei auf­ge­klappte A5-Hefte neben­ein­an­der und hat sei­nen ganz eige­nen Reiz auf das Denken.

2. Reserviere dir genug Platz für deinen Aufgabenspeicher

Im agi­len Arbei­ten heißt die­ser Platz „Back Log”. Uns kann egal sein, wie das heißt – solange es sei­nen Zweck erfüllt. 😉 Dein Spei­cher darf unbe­grenzt viele Auf­ga­ben ent­hal­ten und wird lau­fend aktua­li­siert. Das ist wich­tig, weil das pri­märe Ziel ist, dass dir nichts an offe­nen Pos­ten verlorengeht.

(Trotz­dem tust du dir natür­lich kei­nen Gefal­len damit, hier ein­fach nur immer mehr anzu­häu­fen. Die Samm­lung an sich ist ja kein Selbst­zweck, son­dern der Aus­gangs­punkt zum struk­tu­rier­ten Erle­di­gen der Auf­ga­ben. Wenn in dei­nen Spei­cher dau­er­haft mehr rein­kommt als raus­geht, ist es Zeit zu hin­ter­fra­gen, wo das eigent­li­che Pro­blem liegt. Deine per­sön­li­che Arbeits­or­ga­ni­sa­tion kann so gut sein, wie sie will: Wenn die Struk­tur in dei­nem Unter­neh­men besch… ist, weil bei­spiels­weise zu viel Arbeit auf zu wenige Schul­tern ver­teilt ist, wirst du mit „Selbst­op­ti­mie­rung“ das Pro­blem nicht lösen. Mög­li­cher­weise trägst du damit sogar noch zur Ver­schär­fung der Arbeits­last bei, weil es trotz­dem irgend­wie läuft und bei den Ver­ant­wort­li­chen kein Ver­än­de­rungs­druck ent­steht. Struk­tu­relle Pro­bleme las­sen sich nur struk­tu­rell lösen. Zum Bei­spiel, indem ein Team ver­grö­ßert wird. Lei­der wird das oft erst ver­stan­den, wenn Men­schen über­las­tungs­be­dingt aus­fal­len. Ja, ich spre­che aus Erfah­rung. Aber das ist ein ande­res Thema… Zurück zum Text.)

Im Notiz­buch reser­vierst du dir ent­spre­chend viel Platz, am bes­ten ein paar Sei­ten ganz vorne oder ganz hin­ten in dei­nem Notiz­buch. Eine pau­schale Richt­li­nie dafür, wie viel Platz „rich­tig” ist, gibt es nicht. Wie viel du benö­tigst, hängt sehr davon ab, wie viele Auf­ga­ben du regel­mä­ßig ansammelst.

Als gene­relle Emp­feh­lung: Starte doch ein­fach mal mit einer Dop­pel­seite in dei­nem A4- oder A5-Notiz­heft. Das ist nicht in Stein gemei­ßelt, son­dern ein ers­ter Aus­gangs­punkt, der sich in mei­nen Trai­nings bewährt hat. Soll­test du fest­stel­len, dass du damit nicht zurecht­kommst, kannst du jeder­zeit anbauen oder redu­zie­ren. Klar­heit kommt durchs Machen. Außer­dem arbei­ten wir hier mit einem seeee­ehr fle­xi­blen System. 🙂

Die ein­zel­nen Auf­ga­ben schreibst du auf ein­zelne Kle­be­zet­tel. Wähle dafür ein eher klei­ne­res For­mat, bei­spiels­weise 5 x 4 cm.

3. Bring alle deine Aufgaben im Aufgabenspeicher zusammen

Sehr wahr­schein­lich fängst du nicht bei null an. Wenn du bis­her ver­sucht hast, deine Auf­ga­ben an ver­schie­de­nen Orten zu orga­ni­sie­ren, dann ist jetzt die Zeit, alles in dei­nem vor­be­rei­te­ten Auf­ga­ben­spei­cher im Notiz­buch (und damit an einem zen­tra­len Ort) zusammenzuführen.

Klap­pere dafür alle deine bis­he­ri­gen Noti­zen­orte ab, einen nach dem ande­ren.
(Bei mir waren das z. B. eine Noti­zen-App auf dem Handy mit diver­sen Lis­ten und Ord­nern, meine Sprach­nach­rich­ten, mein Online-Kalen­der, der Auf­ga­ben­be­reich in mei­nem E‑Mail-Pro­gramm, meine Pinn­wand in der Küche, ein Flip­chart im Büro, eine Sam­mel­mappe mit losen Blät­tern und ein A6-Notizheft.)

Über­prüfe bei die­ser Gele­gen­heit, ob die Auf­ga­ben noch aktu­ell sind. Alles, was erle­digt oder nicht mehr rele­vant ist, kannst du direkt löschen bzw. weg­strei­chen. Die übri­gen Auf­ga­ben über­trägst du auf Klebezettel.

Die ein­zige „Regel“, die du beach­ten soll­test: Nur eine Auf­gabe pro Kle­be­zet­tel.

Du kannst das erst ein­mal unge­ord­net tun, also ein­fach Auf­gabe für Auf­gabe über­tra­gen und auf deine vor­be­rei­tete Dop­pel­seite kle­ben. Was du wohin klebst, ist fürs Erste egal, denn du kannst ja jeder­zeit umsor­tie­ren. Oft erge­ben sich im Laufe die­ses Pro­zes­ses the­ma­ti­sche Clus­ter oder es schä­len sich neue Kate­go­rien heraus.

4. Lege Kategorien für einen geordneten Aufgabenspeicher fest

Viel­leicht hast du schon von Anfang an klare Kate­go­rien im Kopf. Dann kannst in dei­nem Notiz­buch schon vor­her sepa­rate Berei­che anle­gen, in die du die Kle­be­zet­tel direkt ein­sor­tierst. Spä­tes­tens aber, wenn du deine Auf­ga­ben alle in dei­nen Notiz­buch­spei­cher über­tra­gen hast, soll­test du Kat­go­rien fest­le­gen, die dir hel­fen, eine bes­sere Über­sicht zu bekom­men (und zu behalten).

Dabei kann dir ein eige­ner Farb­code zur schnel­le­ren Ori­en­tie­rung hel­fen. Im Bei­spiel habe ich die Kate­go­rien­über­schrif­ten auf far­bige Kle­be­zet­tel gesetzt. Diese Far­ben sind für mich fest mit die­sen Kate­go­rien ver­bun­den und fin­den sich auch an ande­ren Stel­len wie­der, etwa in mei­nem Kalen­der oder bei mei­ner visu­el­len Tages­pla­nung. (Wie du außer­dem siehst, nutze ich aktu­ell zwei Dop­pel­sei­ten für mei­nen sor­tie­ren Aufgabenspeicher.)

Übri­gens: Die Kate­go­rien eben­falls auf Kle­be­zet­tel zu set­zen und nicht direkt auf die Sei­ten zu schrei­ben, macht dich über­aus fle­xi­bel. Erfah­rungs­ge­mäß vari­iert die Auf­ga­ben­menge in den ver­schie­de­nen Kate­go­rien über die Zeit, sodass du mal mehr und mal weni­ger Platz brau­chen wirst. So kannst du die Kate­go­rien-Über­schrift belie­big ver­schie­ben. Auch die Kate­go­rien selbst kön­nen sich ändern. Im Zwei­fel kannst du ein­fach die Über­schrift aus­tau­schen und Auf­ga­ben schnell umsor­tie­ren. Und zack: Schon ist wie­der alles aktu­ell, über­sicht­lich und geordnet.

5. Lege pro Kategorie deine Prioritäten fest

Die wich­tigste Auf­gabe, die du als nächs­tes ange­hen willst, gehört nach ganz oben (bzw. oben links). Für diese Auf­gabe schätzt du auch schon den benö­tig­ten Zeit­be­darf und notierst ihn auf dem Klebezettel.

Wich­ti­ges, was noch Zeit hat, sor­tierst du dar­un­ter ein. Das kann auch noch ohne bestimmte Rei­hen­folge sein. Und Wich­ti­ges, was der­zeit nur eine Idee ist und bei dem du noch keine Vor­stel­lung von einem unge­fäh­ren Ter­min hast, lan­det ganz unten. Unwich­ti­ges darf übri­gens direkt aus dei­nem Auf­ga­ben­spei­cher rausfliegen. 😉

Die Auf­ga­ben, die pro Kate­go­rie ganz oben ste­hen, sind also die nächs­ten, die du bei­spiels­weise in dei­nen visu­el­len Tages­plan auf­nimmst. (Falls du ein Per­so­nal Kan­ban nutzt – was dann auch in die­sem Notiz­buch sei­nen Platz fin­den kann -, wären das die Kle­be­zet­tel, die aus dem Spei­cher ent­nom­men wer­den und in den Bereich „Doing“ bzw. „in Arbeit“ wandern.)

Bei jeder Ent­nahme aus dem Spei­cher legst du fest, wel­che Auf­gabe aus der jewei­li­gen Kate­go­rie als nächs­tes nach ganz oben soll. Kom­men neue Auf­ga­ben hinzu, über­prüfst du, ob die Prio­ri­tä­ten noch stim­men und passt sie gege­be­nen­falls an.

Indem du deine Auf­ga­ben so visua­li­sierst, statt sie einer To-Do-Liste zu sam­meln (oder an ver­schie­de­nen Orten abzu­le­gen), machst du es dir leich­ter, den Über­blick zu behal­ten und an den wirk­lich wich­ti­gen Din­gen zu arbeiten. 

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